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Verwaltung von Dateien

Dieses Kapitel zeigt Ihnen, wie Sie Protokolle aus Clubmeetings auf einer privaten Seite in Ihrer Clubhomepage präsentieren, geordnet nach Clubjahr.

Minutes in the club's website

und auf der Mobilen App, seit version 7.0:

Minute in the LionsBase mobile application

Bemerkung

Wie Sie sehen zeigt die Mobile App nicht alle Protokolle wie auf der Website. Das kann man leicht prüfen, damit Sie nicht zu viele unnützen Dokumente Ihren Clubfreunden mit der Mobilen App zeigen.

Hochladen und Organisieren der Protokolle

Zu Beginn müssen Sie das Modul Dateien > Dateiliste öffnen:

Module File > Filelist

Sie können die Dokumente völlig frei organisieren. In diesem Club sind die Protokolle nach Kalenderjahr organisiert und im Ordner „Protokolle“ gespeichert, sodass dieser Ordner nur Protokolle und nichts Anderes enthält. Das ist besonders dann nützlich, wenn Sie auf einfache Weise eine organisierte Liste von Protokollen vorbereiten, wie wir das auf den ersten Bildschirmausschnitten in diesem Kapitel gezeigt haben.

Suggested folder structure

Hinweis

Falls Sie erstaunt sein sollten, warum es mehr Icons zu Befehlen gibt, als Sie für Ihr Clubverzeichnis sehen, dann achten Sie bitte auf die Checkbox „Erweiterte Ansicht“, welche wir am Ende der Liste angekreuzt hatten.

Bemerkung

Sie sollten wissen, wie man ein Dokument hochlädt oder ein Verzeichnis anlegt. Falls nicht, Hochladen funktioniert am besten mittels Drag-and-Drop eines oder mehrerer Dokumente in die Zone leicht oberhalb der Dateiliste, unterhalb der Überschrift. Genauso leicht ! und zum Erstellen von Ordnern, verwenden Sie das Icon „+“ im Toolbar.

Dokumentenanzeige in der Mobilen App

Zuerst beschreiben wir die Anzeige von Dokumenten in der Mobilen App, weil dies schnell geht und als Teil des Workflows nützlich ist, wenn Sie eine Seite auf der Clubhomepage vorbereiten.

Sie müssen die Metadaten Ihrer Protokolls-Dokumente editieren, indem Sie auf den Filenamen oder das bekannte Bleistiftsymbol klicken:

Editing metadata of a file

Wir konzentrieren uns nur auf wichtige Schritte, testen Sie aber ruhig auch andere Einstellungen. Im Tabulator „Allgemeines“ können Sie beispielsweise den angezeigten Titel des Dokuments bearbeiten.

Title of the document

Bemerkung

Der Titel wird automatisch aus den Metadatan extrahiert, wenn Sie es hochladen. Das funktioniert natürlich nur, wenn Sie Ihr Dokument wohl vorbereiteten, bevor Sie es hochladen.

Nun gehen Sie weiter zum Tabulator „Zugriff“. Die Checkbox „Sichtbar“ sollte natürlich angekreuzt sein, das ist Voreinstellung. Sie können aber den Zugriff einschränken. Achten Sie bitte, dass die nur Sinn macht, wenn Clubdokumente dem Vorstand vorbehalten sind, da Clubdokumente niemals außerhalb Ihres Clubs sichtbar sind, selbst wenn Sie keine Zugangsbeschränkungen konfigurieren. (bitte, lesen Sie Abschnitt Mehr über File Zugriffseinschränkungen below if you want to learn more).

Dies könnte dann nützlich sein, wenn Sie innerhalb des „Protokoll“-Verzeichnisses bestimmte Dokumente vor allgemeinen Mitgliedern verbergen möchten.

Restrictions to access documents

Bemerkung

Im Zusammenhang mit der Clubhomepage allerdings, falls die später konfiguruerte Seite für jedes Lions Mitglied zugänglich ist, dann möchten Sie vielleicht Lesezugang im File nur für Ihren Club einrichten. Es ist aber Ihre Entscheidung und Verantwortung, dass Sie zufriedenstellenden Zugang zu Inhalten und Dokumenten auf Ihrer Clubhomepage konfigurieren. Seien Sie unbesorgt, dieses Kapitel berichtet, wie Sie den Zugriff mit sensiblen Einstellungen einschränken.

Letzter Schritt ist Ihr Dokument zu kategorisieren mittels einer (oder mehrerer) „Dokumenten“-Kategorien im Tabulator „Kategorien“.

Tagging your document

Das war’s! Abspeichern, und Ihr Dokument ist sofort in der Mobilen App verfügbar:

Minute in the LionsBase mobile application

Bemerkung

Folgende Dokumentenarten werden unterstützt: PDF, Word (doc, docx) und Excel (xls, xslx).

Anzeige von Dokumenten auf der Clubhomepage

TYPO3 macht es extrem leicht um ein für allemal eine zugeordnete Seite zu erstellen, auf der alle verfügbaren Dokumente innerhalb eines vorgegebenen Verzeichnisses gezeigt werden.

Minutes in the club's website

Um das zu tun, schlagen wir vor, dass Sie eine neue Seite auf Ihrer Website erzeugen, beispielsweise auf „Privatseiten“, und sie vielleicht einrichten für eingeschränkten Zugang einzig für Ihre Clubmitglieder.

Bei Nutzung des Moduls Web > Seite, wählen Sie Ihre frisch erzeugte Seite im Seitenbaum und klicken den Button zur Einrichtung eines neuen Seitenelements.

Module Web > Page
Button to create a new content element

Dann wählen Sie das Plug-In „File List - Liste der Dateien“

Insert a plugin of type List of files

Und zuletzt konfigurieren Sie das Plug-In, das Ihre Bedürfnisse erfüllt (Sie müssen das Verzeichnis wählen, dessen Inhalt Sie anzeigen: Das ist unser „Protokoll“ Verzeichnis) und klicken Sie jedenfalls die Checkbox, damit Subfolders mitgebrowsed werden (Falls Sie jährliche Unterverzeichnisse anlegen und Ihre Mitglieder diese ebenfalls ansehen sollen):

Configure the plugin List of files

Bemerkung

Die Checkbox zum Browsen der Unterverzeichnisse ist erst dann sichbar, wenn das Plug-In erstmals verspeichert wurde (dann neuerlich öffnen!)

Mehr über File Zugriffseinschränkungen

Nun beherrschen Sie alles auf dieser Seite und möchten mehr über Zugriffsbeschränkungen über die hochgeladenen Files wissen. Dieser Abschnitt ist die Transkription eines Themas vorgekommen im LionsBase Slack Informationskanal, den wir Ihnen unbedingt empfehlen möchten.

Die Frage war:Wie funktionieren Lesebeschränkungen auf Files und was passiert, wenn keine besonderen Beschränkungen spezifiziert sind. Unter besonderen Beschränkungen bedeutet das hier, dass für „Zugang“ nichts eingetragen ist.

Restrictions to access documents

Bemerkung

Widerruf: vorhandene Informationen können sich leicht unterscheiden, wenn Sie sich nicht im Kontext Ihrer Clubhomepage befinden.

Wir müssen hauptsächlich 2 bis 3 Kontexte beachten, wo die Dokumente aufgelistet (und damit zugänglich gemacht) werden.

  1. Bei Nutzung des File List Plug-In (siehe section).
  2. Bei Zugriff auf Dokumente in der Mobilen App (siehe section).
  3. Direkter Link auf ein File innerhalb der Website.

Zuallererst: Keine Angst bei der Vorbereitung auf Mobile App version 7.0, alle vorhandenen Dokumente sind „öffentlich“ (Keine Zugangsbeschränkungen). Da Sie nun aber Zugangsrechte definieren können, können Sie den Zugang feintunen, aber Ihre existierenden Dokumente sind plötzlich nicht „öffentlicher“ als vorher!

Kontext #1

Wir starten mit dem ersten Kontext, wo Sie das File List Plug-In verwenden (es erlaubt etwa auch Fotogalerien zu erstellen). Beispielsweise erstellen Sie dieses Plug-In auf einer Seite, wo Sie beliebige Dokumente in einem bestimmten Verzeichnis des Clubs (oder Unterverzeichnisse) anzeigen.

Zugangsbeschränkungen bauen auf die Möglichkeiten der zugrundeliegenden TYPO3 Erweiterung „File Liste“. Das ist eine öffentliche Typo3 Erweiterung von Xavier Perseguers, nicht LionsBase spezifisch und existiert seit Februar 2020. Sie beachtet ebenfalls diese Zugangsrechte: https://extensions.typo3.org/extension/file_list (natürlich beinhaltet Ihr Exemplar von LionsBase die letzte Version dieser Erweiterung). Seit dieser Zeit also könnten Sie z.B. eine Seite mit Zugang nur für Ihre Clubmitglieder besitzen, mit einem Plug-In, das alle Files in einem bestimmten Verzeichnis aufzeigt. Wenn Sie aber in diesem Verzeichnis einige der Files markieren und den Zugang nur für den Vorstand einschränken, dann wird sich dieselbe Webseite seit der einfachen Zugriff-Konfiguration unterschiedlich verhalten, wenn Sie ein einfaches Clubmitglied oder ein Vorstandsmitglied sind. Ein leicht konfigurierbares Plug-In!

Kontext #2

Der zweite Kontext besteht in der Ausgabe von Dokumenten innerhalb der Mobilen App. Im Club zugängliche Dokumente werden einzig für Ihre Clubfreunde zugänglich gemacht, selbst wenn Sie keinerlei Zugangsbeschränkungen konfigurieren. Mitglieder ausserhalb Ihres Clubs Sehen diese Dokumente nicht, wenn sie die Mobile App verwenden.

Kontext #3

Direkte Links auf ein File erstellt man, wenn Sie einen Inhalt auf Ihrer Clubseite erstellen, wie ein Block von „Text mit Bildern“, und Sie erstellen einen Link auf ein File innerhalb des Textinhalts oder ein Bild. Da dies ein reiner TYPO3 Kontext ist, wird Typo3 natürlich alle Zugangsbeschränkungen einhalten. Seit Freigabe der der Mobilen App Version 7.0 haben wir die Ansichten verbessert, sodass Sie nun den Zugriff körnig beschränken können. Was könnte sich dadurch geändert haben: Sie hatten möglicherweise öffentliche News mit einem direkten Link auf ein Dokument. Sobald Sie den Zugang auf dieses File beschränken, wird der öffentliche Link darauf verschwinden; Das genau hätten Sie sich aber wohl erwartet!

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