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Verwaltung von Dateien

Dieses Kapitel zeigt Ihnen, wie Sie Protokolle aus Clubmeetings auf einer privaten Seite in Ihrer Clubhomepage präsentieren, geordnet nach Clubjahr.

Minutes in the club's website

und auf der Mobilen App, seit version 7.0:

Protokoll in der mobilen LionsBase-Anwendung

Bemerkung

Wie Sie sehen zeigt die Mobile App nicht alle Protokolle wie auf der Website. Das kann man leicht prüfen, damit Sie nicht zu viele unnützen Dokumente Ihren Clubfreunden mit der Mobilen App zeigen.

Hochladen und Organisieren der Protokolle

Zu Beginn müssen Sie das Modul Dateien > Dateiliste öffnen:

Module File > Filelist

Sie können die Dokumente völlig frei organisieren. In diesem Club sind die Protokolle nach Kalenderjahr organisiert und im Ordner „Protokolle“ gespeichert, sodass dieser Ordner nur Protokolle und nichts Anderes enthält. Das ist besonders dann nützlich, wenn Sie auf einfache Weise eine organisierte Liste von Protokollen vorbereiten, wie wir das auf den ersten Bildschirmausschnitten in diesem Kapitel gezeigt haben.

Suggested folder structure

Hinweis

Falls Sie erstaunt sein sollten, warum es mehr Icons zu Befehlen gibt, als Sie für Ihr Clubverzeichnis sehen, dann achten Sie bitte auf die Checkbox „Erweiterte Ansicht“, welche wir am Ende der Liste angekreuzt hatten.

Bemerkung

Sie sollten wissen, wie man ein Dokument hochlädt oder ein Verzeichnis anlegt. Falls nicht, Hochladen funktioniert am besten mittels Drag-and-Drop eines oder mehrerer Dokumente in die Zone leicht oberhalb der Dateiliste, unterhalb der Überschrift. Genauso leicht ! und zum Erstellen von Ordnern, verwenden Sie das Icon „+“ im Toolbar.

Dokumentenanzeige in der Mobilen App

Zuerst beschreiben wir die Anzeige von Dokumenten in der Mobilen App, weil dies schnell geht und als Teil des Workflows nützlich ist, wenn Sie eine Seite auf der Clubhomepage vorbereiten.

Sie müssen die Metadaten Ihrer Protokolls-Dokumente editieren, indem Sie auf den Filenamen oder das bekannte Bleistiftsymbol klicken:

Editing metadata of a file

Wir konzentrieren uns nur auf wichtige Schritte, testen Sie aber ruhig auch andere Einstellungen. Im Tabulator „Allgemeines“ können Sie beispielsweise den angezeigten Titel des Dokuments bearbeiten.

Title of the document

Bemerkung

Der Titel wird automatisch aus den Metadatan extrahiert, wenn Sie es hochladen. Das funktioniert natürlich nur, wenn Sie Ihr Dokument wohl vorbereiteten, bevor Sie es hochladen.

Then move on to tab „Access“. The checkbox „Visible“ should naturally be checked but this is the default. You may want to restrict access. Please note that for club documents this only makes sense if documents should be restricted to the committee only as club documents will never be visible to members outside your club, even if you do not configure special access restrictions (please read section Mehr über File Zugriffseinschränkungen below if you want to learn more).

Dies könnte dann nützlich sein, wenn Sie innerhalb des „Protokoll“-Verzeichnisses bestimmte Dokumente vor allgemeinen Mitgliedern verbergen möchten.

Restrictions to access documents

Bemerkung

Im Zusammenhang mit der Clubhomepage allerdings, falls die später konfiguruerte Seite für jedes Lions Mitglied zugänglich ist, dann möchten Sie vielleicht Lesezugang im File nur für Ihren Club einrichten. Es ist aber Ihre Entscheidung und Verantwortung, dass Sie zufriedenstellenden Zugang zu Inhalten und Dokumenten auf Ihrer Clubhomepage konfigurieren. Seien Sie unbesorgt, dieses Kapitel berichtet, wie Sie den Zugriff mit sensiblen Einstellungen einschränken.

Letzter Schritt ist Ihr Dokument zu kategorisieren mittels einer (oder mehrerer) „Dokumenten“-Kategorien im Tabulator „Kategorien“.

Tagging your document

Das war’s! Abspeichern, und Ihr Dokument ist sofort in der Mobilen App verfügbar:

Protokoll in der mobilen LionsBase-Anwendung

Bemerkung

Folgende Dokumentenarten werden unterstützt: PDF, Word (doc, docx) und Excel (xls, xslx).

Hinweis

Es ist erwähnenswert, dass die Art und Weise, wie Sie Ihre Dateien in Ihrem Vereinsordner organisieren, keine Auswirkungen auf die Art und Weise hat, wie diese Dateien in der mobilen Anwendung zugänglich gemacht werden. In der Tat wird die mobile Anwendung die verschiedenen Dateien, die einem bestimmten Benutzer zur Verfügung stehen, logisch organisieren, basierend auf den zugehörigen Kategorien, woher sie kommen (der Club, die Zone, …) und wird Unterordner basierend auf dem (Erstellungs-)Jahr verwenden, wenn zu viele Dateien in einem bestimmten Verzeichnis vorhanden sind. Dies geschieht automatisch!

How extracting of the „year“ of a document works

You may wonder how the grouping by year is done. Here are the rules:

  1. We try to extract the year from the title (metadata), and then from the file name itself.

  2. If we can match something that looks like a full date in ISO format (yyyy-mm-dd or yyyy.mm.dd), then the corresponding year part is taken as the „year of the document“.

  3. Otherwise, if we can match something that looks like a full date in common European order (dd.mm.yyyy or dd-mm-yyyy), the same applies.

  4. Andernfalls, wenn wir etwas finden, das wie eine Jahreszahl aussieht (4 Ziffern, die entweder mit 19 oder 20 für 19xx oder 20xx beginnen), gilt das gleiche.

  5. Finally if nothing works, we take the date of creation of the document and use the year part.

Bemerkung

That business logic will not work for (real-life use case!) a document without any meaningful „title“ and whose name is LcRs01Cj2022-2023.05.07.2022.pdf. As a human you will understand that the 2022-2023 part is a Lions year, whereas the document has the date 05.07.2022. But the algorithm will wrongly match on 2023.05.07 instead and thus group that document with year 2023.

As such, we highly suggest that you never ever publish documents with cryptic names but take some time to give your documents meaningful and helpful titles.

Anzeige von Dokumenten auf der Clubhomepage

TYPO3 macht es extrem leicht um ein für allemal eine zugeordnete Seite zu erstellen, auf der alle verfügbaren Dokumente innerhalb eines vorgegebenen Verzeichnisses gezeigt werden.

Minutes in the club's website

Um das zu tun, schlagen wir vor, dass Sie eine neue Seite auf Ihrer Website erzeugen, beispielsweise auf „Privatseiten“, und sie vielleicht einrichten für eingeschränkten Zugang einzig für Ihre Clubmitglieder.

Bei Nutzung des Moduls Web > Seite, wählen Sie Ihre frisch erzeugte Seite im Seitenbaum und klicken den Button zur Einrichtung eines neuen Seitenelements.

Module Web > Page
Button to create a new content element

Dann wählen Sie das Plug-In „File List - Liste der Dateien“

Insert a plugin of type List of files

Und zuletzt konfigurieren Sie das Plug-In, das Ihre Bedürfnisse erfüllt (Sie müssen das Verzeichnis wählen, dessen Inhalt Sie anzeigen: Das ist unser „Protokoll“ Verzeichnis) und klicken Sie jedenfalls die Checkbox, damit Subfolders mitgebrowsed werden (Falls Sie jährliche Unterverzeichnisse anlegen und Ihre Mitglieder diese ebenfalls ansehen sollen):

Configure the plugin List of files

Bemerkung

Die Checkbox zum Browsen der Unterverzeichnisse ist erst dann sichbar, wenn das Plug-In erstmals verspeichert wurde (dann neuerlich öffnen!)

Mehr über File Zugriffseinschränkungen

Nun beherrschen Sie alles auf dieser Seite und möchten mehr über Zugriffsbeschränkungen über die hochgeladenen Files wissen. Dieser Abschnitt ist die Transkription eines Themas vorgekommen im LionsBase Slack Informationskanal, den wir Ihnen unbedingt empfehlen möchten.

Die Frage war:Wie funktionieren Lesebeschränkungen auf Files und was passiert, wenn keine besonderen Beschränkungen spezifiziert sind. Unter besonderen Beschränkungen bedeutet das hier, dass für „Zugang“ nichts eingetragen ist.

Restrictions to access documents

Bemerkung

Widerruf: vorhandene Informationen können sich leicht unterscheiden, wenn Sie sich nicht im Kontext Ihrer Clubhomepage befinden.

Wir müssen hauptsächlich 2 bis 3 Kontexte beachten, wo die Dokumente aufgelistet (und damit zugänglich gemacht) werden.

  1. Bei Nutzung des File List Plug-In (siehe section).

  2. Bei Zugriff auf Dokumente in der Mobilen App (siehe section).

  3. Direkter Link auf ein File innerhalb der Website.

Zuallererst: Keine Angst bei der Vorbereitung auf Mobile App version 7.0, alle vorhandenen Dokumente sind „öffentlich“ (Keine Zugangsbeschränkungen). Da Sie nun aber Zugangsrechte definieren können, können Sie den Zugang feintunen, aber Ihre existierenden Dokumente sind plötzlich nicht „öffentlicher“ als vorher!

Kontext #1

Wir starten mit dem ersten Kontext, wo Sie das File List Plug-In verwenden (es erlaubt etwa auch Fotogalerien zu erstellen). Beispielsweise erstellen Sie dieses Plug-In auf einer Seite, wo Sie beliebige Dokumente in einem bestimmten Verzeichnis des Clubs (oder Unterverzeichnisse) anzeigen.

Access restrictions are based on capabilities of the underlying TYPO3 extension „file_list“. This is a public TYPO3 extension of Xavier Perseguers, nothing LionsBase-specific and since February 2020, it respects those access rights as well: https://extensions.typo3.org/extension/file_list (naturally your LionsBase instance is using the latest version of that extension). So since that point of time, you could have e.g., a page restricted to your club members with a plugin showing all files within a given directory, but if you mark some files within the directory to be accessible only by the committee, then the very same page in your website, with a single access configuration will behave differently if you are only a member of the club or if you are part of the committee. One plugin, easy to configure!

Kontext #2

Second context is when you share documents within the mobile application. Documents you share within your club are made accessible by your club members solely, even if you do not configure any access restrictions, members outside your club will not see those documents when they use the mobile application.

Kontext #3

Direkte Links auf ein File erstellt man, wenn Sie einen Inhalt auf Ihrer Clubseite erstellen, wie ein Block von „Text mit Bildern“, und Sie erstellen einen Link auf ein File innerhalb des Textinhalts oder ein Bild. Da dies ein reiner TYPO3 Kontext ist, wird Typo3 natürlich alle Zugangsbeschränkungen einhalten. Seit Freigabe der der Mobilen App Version 7.0 haben wir die Ansichten verbessert, sodass Sie nun den Zugriff körnig beschränken können. Was könnte sich dadurch geändert haben: Sie hatten möglicherweise öffentliche News mit einem direkten Link auf ein Dokument. Sobald Sie den Zugang auf dieses File beschränken, wird der öffentliche Link darauf verschwinden; Das genau hätten Sie sich aber wohl erwartet!

Documentation created using Sphinx 4.3.2 and integrated in TYPO3 with restdoc.