Gestion des informations des événements¶
Les événements de votre club sont stockés sous forme d’enregistrements dans votre dossier de stockage de club.
Les événements sont associés à un « calendrier » donné. Chaque club dispose d’un calendrier spécifique que vous pouvez consulter en faisant défiler le tableau de bord de votre club vers le bas (attention : ne cliquez pas sur le gros bouton pour afficher les événements, car il n’affichera que vos événements et vous ne verrez pas l’enregistrement du calendrier lui-même) :
Il n’y a pas grand-chose à configurer dans cet enregistrement de calendrier, si ce n’est la liste par défaut des réviseurs :
Cela vous permet de remplir automatiquement une liste par défaut de membres qui devraient avoir accès à l’examen de la participation (membre participant ou non) aux événements que vous créez. Il est conseillé de conserver ces fonctions Lions (pour un calendrier de club) :
Censeur de club
Président de club
Club LionsBase Master
mais vous pouvez bien sûr adapter cette configuration à vos préférences.
Informations générales¶
Ce formulaire vous permet de gérer les informations générales des événements. Veuillez faire attention au fait que certains champs peuvent ne pas être disponibles pour vous, en fonction des droits d’accès qui vous ont été accordés.
Veuillez remarquer que selon le type d’événement que vous choisissez, certains onglets peuvent être visibles ou pas.
Bon à savoir : Si certains événements à venir ne sont pas affichés sur le site, ce n’est pas une erreur de LionsBase mais une indication que le Webmaster du club a décidé de restreindre le nombre d’événements futurs affichés sur le site. Veuillez lire le chapitre Configurer le plugin des événements pour de plus amples informations.
Nature¶
La liste exacte des « natures » dépend de votre position dans LionsBase, mais deux d’entre elles sont particulièrement importantes :
Défaut : Rien de spécial, l’événement se comporte comme d’habitude.
Événement fermé (sur invitation uniquement) : Cela rend l’événement vraiment spécial dans le sens où il ne sera visible pour personne, à l’exception des membres qui ont été explicitement invités.
Autoriser les invités externes¶
Cette case à cocher vous permet d’inviter des membres externes, non Lions, à votre événement. L’invitation est envoyée par email et les invités reçoivent un code d’accès qui leur permet d’accepter ou de décliner l’invitation et leur permet également de répondre aux questions supplémentaires, de façon similaire aux membres Lions.
Générer des billets personnels¶
Cette case à cocher permet de générer un billet personnel pour l’événement. Ce billet contient surtout un code QR qui peut être scanné par l’application mobile LionsBase afin de confirmer automatiquement la présence du membre à l’événement.
Lieu¶
Le lieu d’un événement peut être défini arbitrairement mais si vous vous retrouvez régulièrement au même endroit, vous devriez envisager de créer un enregistrement de lieu avec quelques informations supplémentaires qui s’afficheront plus élégamment dans votre calendrier de site.
Veuillez lire le chapitre Gestion des lieux préféfinis pour apprendre comment créer vos propres lieu prédéfinis.
Informations supplémentaires¶
Pièce jointe¶
Les événements avec inscription vous permettent d’ajouter une pièce jointe (p. ex. un PDF avec des informations supplémentaires). Ce fichier sera affiché dans le résumé de l’événement.
Promouvoir de façon publique dans la hiérarchie¶
Cette case à cocher est utilisée pour promouvoir de façon publique votre événement dans la hiérarchie (club, zone, région, district, district multiple). Le plugin des événements que vous insérez sur votre site peut ensuite être configuré pour afficher de tels événements.
Un cas d’utilisation typique est de montrer les événements de club importants comme partie prenante d’un « calendrier de district multiple ».
Groupes cibles¶
Les groupes cibles sont utilisés pour préparer le calendrier personnel de chaque membre authentifié.
Note
Les groupes cibles sont pris en compte pour les événements de niveau zone, région, district ou multi district. Par conséquent, les événements de club sont publics de façon implicite (en ce sens qu’ils sont visibles).
Indication
Bon à savoir : La liste des groupes cibles disponibles est filtrée en fonction des autorisations du LionsBase Master et du niveau de l’évènement. Par exemple, les évènements liés à un calendrier de club ne proposeront pas les fonctions de niveau zone, région, district et district multiple. Le LionsBase Master qui a accès à un certain niveau uniquement ne verra principalement que les fonctions de niveau hiérarchique inférieur immédiat :
Accès à une zone => fonctions de niveau club et zone affichées ;
Accès à une région => fonctions de niveau région, zone et club affichées ;
Accès à un district => fonctions de niveau district, région et zone affichées ;
Accès à un district multiple => fonctions de niveau district multiple et district affichées.
En plus des fonctions, vous trouvez deux entrées spéciales au début de la liste, à savoir « Tout le monde (public) » et « Tous les membres » :
Tout le monde (public) : Chaque membre verra l’événement et sera capable de s’inscrire. Par exemple, un événement de club où les membres des autres clubs sont invités à participer.
Tous les membres : Ne vise pas spécifiquement des fonctions données mais l’événement doit être présenté à n’importe quel membre de la hiérarchie Lions. Par exemple, un événement pour une zone doit être présenté à tous les membres des clubs de la zone correspondante. Il existe un cas particulier dans lequel un événement de club s’adresse à « Tous les membres », c’est-à-dire à tous les membres de la zone correspondante.
Pour de plus amples informations sur l’assignation des autorisations à un membre, veuillez lire le chapitre Autorisations du membre.
Clubs invités¶
Les clubs invités sont particulièrement utiles pour indiquer qu’un événement est co-organisé par plusieurs clubs. L’événement sera automatiquement publié dans le calendrier des clubs correspondants et il sera rendu visible à tous les membres de ces clubs, indépendamment de comment cet événement a été ciblé à certaines fonctions.
Inscription¶
Vous pouvez choisir d’activer le module d’inscription pour l’événement correspondant. Pour ce faire, assurez-vous de changer correctement le type de votre événement de « simple événement » à un type supportant l’inscription.
Lors de l’enregistrement de votre événement, la section des évaluateurs sera automatiquement remplie par les membres associés aux fonctions que vous avez sélectionnées dans votre calendrier (en savoir plus). Vous pouvez naturellement modifier la liste des évaluateurs par défaut pour un événement donné.
Questions¶
Vous pouvez même demander aux membres de répondre à quelques questions supplémentaires au moment de l’inscription :
Cet exemple est un cas d’utilisation typique de réponses OUI/NON qui sont ensuite affichées de la même manière dans l’application mobile LionsBase :
Indication
Pour une meilleure expérience utilisateur et un meilleur résumé dans l’application mobile (depuis la version 4.3), il est préférable de s’en tenir aux types de questions suivants :
Cases à cocher (réponses OUI/NON)
Boutons radio (choix d’une option parmi plusieurs comme « menu 1 », « menu 2 » ou « menu 3 »)
Champ numérique (p. ex. « Nombre d’enfants »)
Note
Vous ne savez toujours pas comment chaque type de question se comporte réellement dans l’application mobile (ou le site web) ? Alors assurez-vous de lire les notes de version 7.3.3 qui décrivent clairement à quoi elle ressemblera et comment rendre l’expérience utilisateur optimale pour vos participants.
Avertissement
L’utilisation de boutons radio avec « oui » et « non » comme options au lieu d’une case à cocher n’est pas vraiment une bonne idée, car elle entraîne à la fois une mauvaise expérience utilisateur du point de vue du membre et des graphiques de réponses dans l’application mobile qui sont beaucoup moins intuitifs.