Agenda

Pour accéder à votre liste personnelle d’événements à venir, ouvrez le menu et choisissez « Calendrier » :

Accès au calendrier dans le menu

Calendrier personnel

En ouvrant votre calendrier, vous obtenez une liste de tous vos événements à venir :

Liste des événements à venir

Comme vous le voyez, les événements sont affichés avec des couleurs et des symboles variés. Leur signification est la suivante :

  • calendarAttending et une bordure verte : vous participez à l’événement ;

  • calendarNotAttending et une bordure rouge : vous ne participez pas à l’événement ;

  • calendarUnknown et une bordure jaune : vous n’avez pas encore répondu si vous allez participer ou pas à l’événement ;

  • calendarInfo et une bordure grise : cet événement ne prévoit pas de système d’inscription intégré. Il s’agit soit d’un « save-the-date », soit d’un événement dont l’inscription doit être traitée en externe, par exemple à l’aide d’un formulaire Google, d’un système de billetterie externe ou d’un système similaire.

Il y a encore un autre symbole qui peut apparaître de temps en temps :

  • calendarActivity et une bordure bleue : c’est une action sociale qui a lieu dans votre club.

Indication

La liste des événements à venir est chargée lorsque vous ouvrez l’application et est ensuite actualisée toutes les 6 heures. Si vous le souhaitez, vous pouvez faire glisser la liste pour forcer un rafraîchissement.

Répondre à une invitation

Pour répondre à l’invitation, et ainsi dire si vous allez participer ou non, ou simplement pour obtenir plus d’informations pour un événement particulier, comme d’habitude, vous devez appuyer dessus dans la liste. En bas de votre écran, vous verrez de gros boutons RSVP qui sont initialement gris car vous n’avez pas encore répondu :

Boutons RSVP pour indiquer à l'organisateur si vous participez ou non à l'événement

Appuyez soit sur la croix à gauche si vous ne pouvez pas assister à l’événement, soit sur la coche à droite si vous allez assister à l’événement et les boutons mettront à jour leur état en conséquence.

Vous participez à l’événement :

Vous participez à l'événement

Vous ne participez pas à l’événement :

Vous ne participez pas à l'événement

Vous pouvez changer d’avis à tout moment tant que la période d’inscription n’est pas terminée. Si vous devez changer d’avis par la suite, vous devrez contacter un réviseur de l’événement (par exemple, le Club LionsBase Master ou votre président) car ces personnes peuvent gérer les inscriptions pour tous les participants même après la clôture des inscriptions.

Exporter l’événement vers votre calendrier

Vous avez deux possibilités pour récupérer vos événements Lions dans votre calendrier. La première consiste à exporter manuellement un seul événement à partir de sa page de détail en utilisant l’icône « partager » en haut à droite :

Exporter l'événement vers votre calendrier

L’autre façon est beaucoup plus intéressante car l’idée est de s’abonner aux événements à venir pour que :

  • les événements auxquels vous participez s’affichent automatiquement dans votre calendrier ;

  • les événements auxquels vous renoncez disparaissent automatiquement de votre calendrier ;

  • les invitations aux événements auxquelles vous n’avez pas encore répondues ont un titre préfixé par [?] dans votre calendrier ;

  • vous recevrez un rappel concernant les invitations à des événements auxquelles vous n’avez pas encore répondu au cours des 4 derniers jours avant la date de fin de l’inscription (ou le début effectif de l’événement) ;

  • et tout changement de l’événement (modification de la date ou de l’heure, changement de lieu ou mise à jour des détails) sera automatiquement pris en compte dans votre calendrier.

Pour ce faire (cela ne doit être fait qu’une fois pour toutes), vous devez appuyer sur l’icône en roue dentée en haut à droite dans la liste des événements à venir :

Abonnez-vous à vos événements à venir

Cela montre une page simple avec un lien sur lequel vous pouvez cliquer (veuillez attendre quelques secondes que le lien personnel soit généré) :

Lien d'inscription pour vos événements à venir

Maintenant, la fin du processus diffère entre les utilisateurs iPhone/iPad et Android.

Indication

Si vous souhaitez vous abonner à votre calendrier personnel à partir de votre ordinateur portable ou de bureau et que, pour une raison quelconque, l’abonnement que vous avez configuré sur votre appareil mobile n’est pas répliqué, veuillez alors lire le chapitre Accéder aux calendriers dans la documentation générale de LionsBase.

Il convient de mentionner que le même lien d’abonnement que vous obtenez de l’application mobile est naturellement utilisable à partir de tout autre appareil ou ordinateur. Veillez svp à ne jamais ne divulguer à quiconque.

iPhone/iPad

Un dialogue vous demandera si vous souhaitez vous inscrire au calendrier Lions. Appuyez sur la réponse correspondante et vous avez terminé :

Abonnement sur iOS

Android

Le processus est un peu plus compliqué car Google vous oblige à vous abonner à des calendriers externes à partir de votre compte Google dans un navigateur web. Lorsque vous appuyez sur le lien ci-dessus, le lien d’abonnement personnel est copié dans votre presse-papiers 1. Ensuite :

  1. Authentifiez-vous sur le google.com en utilisant le compte associé à votre appareil Android (c’est-à-dire celui que vous utilisez pour installer les applications du Play Store sur votre appareil), puis cliquez sur « Plus > Calendrier » depuis le menu du haut.

  2. Suivez les instructions depuis la page de calendrier Google pour vous abonner au flux du calendrier.

  3. Vous verrez apparaître l’abonnement au calendrier sous « Autres calendriers ».

  4. Confirmez que l’abonnement fonctionne en vérifiant qu’un événement planifié apparaît bien dans la grille du calendrier.

Configurer votre appareil Android pour se synchroniser à votre calendrier Google.

  1. Allez dans l’application Calendrier de votre appareil, dans les paramètres assurez-vous que votre compte Google est actif, puis sélectionnez « Synchroniser maintenant ».

  2. Vous devrez peut-être sélectionner l’agenda du compte Google, puis sous « Autres calendriers », cochez les calendriers avec lesquels l’appareil Android doit se synchroniser (par défaut, les « Autres calendriers » peuvent ne pas être cochés).

Détails d’un événement

La page est susceptible de se comprendre seul :

Détails d'un événement
  1. Le lieu est (généralement) un lien fonctionnel qui ouvre votre application cartographique pour vous guider.

  2. Appuyez sur ce texte pour voir la liste des participants, qui ne vient pas et qui n’a pas encore répondu.

  3. Appuyez sur cette zone de commentaire pour laisser un bref commentaire aux organisateurs. Ceci est particulièrement utile lorsque vous souhaitez expliquer pourquoi vous ne pouvez pas assister à un événement important au lieu de simplement mentionner votre absence.

De plus amples informations peuvent être disponibles, il vous suffit de faire défiler un peu vers le bas.

Note

LionsBase mobile prend en charge les liens dans la description de l’événement depuis la version 8.3 et les présente de manière accessible (y compris pour les malvoyants) :

Événement avec des liens extraits de la description

Questions supplémentaires

Parfois, les organisateurs doivent poser quelques questions de plus que le simple fait de vous demander si vous serez présent ou non. Si c’est le cas, vous serez invité, après votre inscription, à répondre aux quelques questions supplémentaires qui sont disponibles juste après le bloc « Inscription ».

Les questions peuvent varier. Il peut s’agir de questions OUI/NON comme celles qui sont décrites ci-dessous, ou d’une question à choix multiple (par exemple, pour choisir un menu parmi quelques alternatives) ou vous demandant combien de personnes supplémentaires vous accompagnent, etc.

Les questions OUI/NON utilisent un contrôle d’activation qui supporte l’état indéterminé (tant que vous n’avez pas répondu positivement ou négativement) qui indique clairement quelles questions n’ont pas encore été répondues.

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Votre liste d’événements à venir est également améliorée visuellement pour vous montrer immédiatement si vous assistez à un événement mais que vous avez oublié de répondre à toutes les questions 2 :

Un événement auquel vous participez mais pour lequel vous avez des questions sans réponse

Liste des participants

Pour accéder à la liste des participants, ainsi qu’aux personnes qui ont décliné l’invitation et à celles qui n’ont pas répondu, cliquez sur le lien « Participants » dans le détail de l’événement :

Lien vers la liste des participants

Cela montre la liste des participants :

Liste des participants
  1. Chaque fois que vous changez le type de liste que vous voulez afficher (présent, absent, pas de réponse), vous voyez toujours le nombre de personnes correspondantes dans la liste.

  2. Si le nombre de personnes est élevé, vous voudrez peut-être trouver rapidement quelqu’un ; utilisez cette zone de saisie pour filtrer la liste.

  3. Ce symbole vous montre que la personne a laissé un commentaire, tapez dessus pour lire ce que la personne a écrit.

  4. Par défaut, la liste montre les personnes qui participent mais si vous basculez dans une autre liste, appuyez sur ce lien pour revenir à la liste des participants.

  5. Passez à la liste des personnes ne participant pas à l’événement.

  6. Passez à la liste des personnes qui n’ont pas répondu à l’invitation.

  7. Quelle que soit la liste que vous affichez (présent, absent ou pas de réponse), appuyez sur cette icône pour basculer entre une liste de personnes regroupées par club ou une liste de personnes classées par ordre alphabétique :

    Liste des participants regroupés par club

    Comme vous le voyez, le nom du club indique maintenant le nombre de personnes correspondantes, ce qui peut être très pratique.

Inviter d’autres personnes

Sur la page de détails, et si l’organisateur a activé cette fonction lors de la préparation de l’événement, vous voyez une rubrique (éventuellement vide) avec tous vos invités et un lien direct pour inviter rapidement quelqu’un d’autre :

Lien pour inviter une autre personne à l'événement

Note

Le comportement est alors exactement le même qu’en utilisant l’icône montrant un membre avec un « + » en haut à droite dans la liste des participants :

Lien pour inviter une autre personne à l'événement

Ce lien vous propose quelques options d’action rapide afin d’inviter soit votre partenaire, soit un autre membre Lions/LEO, soit une personne extérieure arbitraire qui pourrait se trouver dans votre carnet d’adresses :

Menu contextuel pour inviter une personne

Une fois invité, cette personne est automatiquement ajoutée à la liste et vous pouvez gérer son inscription comme décrit dans les sections précédentes. Cela signifie que vous pouvez gérer sa présence à l’événement, mais aussi répondre à toute question supplémentaire en son nom 3.

Inviter un membre Lions

Le formulaire de recherche de membres s’affiche, recherchez quelqu’un et tapez son nom. Dans ce contexte, au lieu d’afficher sa page de profil personnel, il vous sera demandé si le membre doit être invité à votre événement. Confirmez et c’est tout.

Le membre Lions (ou LEO) verra l’événement dans son calendrier personnel et devra répondre à l’invitation comme d’habitude.

Inviter une personne externe

Un formulaire d’invitation sera montré :

Formulaire pour inviter une personne externe
  1. Au lieu de saisir manuellement le nom complet et l’adresse électronique de votre invité, cette icône vous permet de choisir une personne dans votre carnet d’adresses personnel.

  2. Après avoir écrit un (petit) message personnel, appuyez sur ce bouton pour envoyer l’invitation.

Vous et cet personne externe recevrez une adresse électronique avec ce court message et un lien personnel lui permettant de gérer l’inscription à partir d’une page web. Toute question supplémentaire est bien entendu également prise en charge.

Inviter mon/ma partenaire

Si votre partenaire est enregistré dans votre profil LionsBase, cette option permet de l’inviter facilement. Dans ce cas, nous considérons même votre partenaire comme étant « présent » à l’événement immédiatement, sans aucune démarche supplémentaire. De cette façon, et à moins qu’il n’y ait des questions supplémentaires associées à l’événement auxquelles vous devez répondre en son nom, votre partenaire n’est qu’à un seul clic de participer à un événement auquel vous assistez !

Indication

Votre partenaire n’est pas encore enregistré-e dans votre profil LionsBase ? Pas de problème, depuis la version 7.3 de l’application mobile, vous pouvez facilement changer cela par vous-même. Veuillez vous référer aux notes de mise à jour correspondantes pour plus de détails.

Problème rencontré fréquemment

Si vous n’avez pas la possibilité d’inviter votre partenaire, cela peut être lié à l’une des raisons suivantes :

  1. Vous n’assistez pas vous-même à l’événement. L’invitation de votre partenaire n’est possible que si vous y êtes également présent.

  2. Votre partenaire n’est pas encore enregistré-e dans votre profil LionsBase. Mettez à jour votre profil avec ses informations, voir ci-dessus.

  3. Votre partenaire a déjà été invité-e. Une fois invité-e, vous ne pouvez évidemment pas l’inviter à nouveau ; il suffit de gérer sa présence comme n’importe quel autre invité, voir ci-dessous.

Gestion des participants

En tant que membre standard, vous pouvez facilement gérer l’inscription de vos invités en appuyant sur leur nom dans votre liste d’invités :

Liste des invités que le membre a invités

En tant que réviseur, dans la liste des participants, vous pouvez appuyer longtemps sur un nom dans l’une des listes (présent, absent, pas de réponse) pour faire apparaître un menu contextuel permettant de gérer l’inscription de cette personne :

Menu contextuel pour gérer l'inscription d'une autre personne
  1. Si vous êtes sur la liste des personnes participant à l’événement, vous aurez la possibilité de faire en sorte que cette personne ne participe plus à l’événement. Si vous êtes sur la liste des personnes qui ne participent pas à l’événement, vous aurez l’option inverse, et enfin si vous êtes sur la liste des personnes qui n’ont pas encore répondu, vous aurez deux options pour y assister ou non.

  2. En affichant les réponses d’une personne, vous verrez un écran où vous pourrez voir la réponse à chaque question supplémentaire (et le commentaire éventuel). Ces réponses sont par défaut en lecture seule. Pour modifier la réponse, vous devez appuyer sur le lien « Modifier » en haut à droite :

    Modifier les réponses d'un participant

Résumé des réponses

Si vous allez sur le site web de votre club et que vous ouvrez la liste des participants, vous avez la possibilité de tout exporter vers MS Excel. C’est une option si vous voulez connaître les détails pour chaque membre et savoir qui a choisi exactement quelle option, préparer des tableaux croisés dynamiques ou autres.

En ce qui concerne l’application mobile LionsBase, nous avons intégré quelques graphiques pour résumer les options choisies par les participants. Pour accéder à ces graphiques, vous devez appuyer sur l’icône du graphique en haut à droite dans la liste des participants :

Graphe des réponses

Légende

  • En vert, le nombre de réponses positives

  • En rouge, le nombre de réponses négatives

  • En jaune, le nombre de personnes qui n’ont pas répondu explicitement à la question

Indication

Vous pouvez pincer et zoomer, appuyer sur une zone colorée ou faire pivoter votre appareil pour mieux lire les graphiques.

Comment lire le graphe

Voici un autre exemple de graphe (d’un événement test avec seulement 2 participants) afin de vous expliquer comment le lire correctement, pour le cas où vous ne seriez pas à l’aise avec les histogrammes empilés.

Série de colonnes empilables

Afin de gérer des graphes avec de grandes disparités dans les valeurs, typiquement lorsque vous devez montrer des statistiques pour une convention nationale avec des centaines de participants et, par exemple avec une visite qui a 30 [participants] comme valeur alors que le choix du repas no 1 est à 500, l’axe Y utilise une échelle logarithmique.

Étant donné que les histogrammes sont empilés, le graphe ci-dessus devrait être lu de la façon suivante :

  • pour l’option « Preparation Meeting », 1 personne n’a pas répondu (orange) et 1 personne a répondu NON (rouge) :

  • pour l’option « Visit », 1 personne a répondu NON (rouge) et 1 personne a répondu OUI (vert) ;

  • pour (l’option radio) « TEST RADIO » (où les participants pouvaient choisir l’une des options « OPTION 1 », « OPTION 2 » ou « OPTION 3 »), 1 personne a choisi « OPTION 1 », une autre a choisi « OPTION 3 » et personne n’a choisi « OPTION 2 ». Cela conduit à un total de 2 réponses qui correspond au nombre de participants ;

  • pour la question « NUMERIC » qui vous demande un nombre), la somme de toutes les valeurs indiquées par les participants est 2.

Événements avec billets

Lorsque vous vous inscrivez à un événement configuré pour générer un billet personnel, vous recevez une copie de ce billet par e-mail dans les 15 à 30 minutes qui suivent votre inscription. Mais il est possible que vous oubliiez de l’apporter avec vous lorsque vous quittez votre domicile pour le rendez-vous. Dans ce cas, vous pouvez télécharger votre billet personnel à partir de l’application :

Téléchargez votre propre billet

Cela peut être particulièrement utile si vous avez à côté de vous une imprimante compatible avec AirPort, wifi ou similaire.

QR-code

Les événements pour lesquels un billet a été émis portent un QR-code. Il est possible que le billet ne soit pas absolument obligatoire et que seul son QR-code soit nécessaire pour vérifier votre présence.

Si vous participez à un événement et que vous ouvrez ses détails dans l’application, une entrée vous affiche votre QR-code personnel qui permet de confirmer que vous participez effectivement à l’événement :

Affichez votre code QR personnel

Note

L’élément « Afficher le QR-code » n’apparaît que si vous participez à l’événement et une fois que les inscriptions ne sont plus possibles.

Lire un QR-code

Cette option est réservée aux censeurs de l’événement. Si vous avez été désigné comme censeur pour un événement en cours, un menu supplémentaire « Scanner de QR-code » dans le menu principal vous permettra de lire les QR-codes des participants et par conséquent de confirmer leur présence.

Scanner de code QR

Le lecteur de code QR affichera une rétroaction sur fond jaune/orange (au lieu de vert) lors de la vérification des participants aux événements marqués comme convention nationale et si le participant doit être considéré comme un « délégué » (recevant ainsi éventuellement du matériel de vote). Naturellement, un texte de rétroaction vous indiquera, en plus du fond de couleur, que le membre est un délégué :

Retour possible du scanner de code QR : Ticket valide, Ticket invalide, Ticket valide associé à un-e délégué-e

Note

Vous pouvez utiliser un Lecteur de code barre Bluetooth au lieu de l’appareil photo de votre smartphone.

Création de nouveaux événements

Depuis la sortie de la version 8.4 de l’application, les CLBMs peuvent créer des événements courants sans avoir à ouvrir le Backend LionsBase. Pour ce faire, ils peuvent appuyer sur l’icône « + » entourée qu’ils voient en haut du calendrier :

Icône de la barre d'outils pour créer un nouvel événement

Veuillez vous référer aux notes de mise à jour pour plus d’informations.

Indication

Bien que le champ de description n’autorise que le texte brut, il convient de mentionner que le formatage (de base) Markdown est pris en charge, ce qui vous permet de formater votre description avec du gras, de l’italique, des listes, et d’ajouter des liens en collant une URL dedans.

Notes de bas de page

1

Si vous ne savez pas vraiment comment utiliser le presse-papiers de votre appareil Android, vous pouvez vous référer à l’article suivant : https://www.androidcentral.com/how-use-copy-and-paste-android (en anglais).

2

La détection des questions sans réponse fonctionne aussi bien pour les questions de type case à cocher que pour les boutons radio.

3

La gestion de l’inscription d’un invité ne fonctionne que pour les personnes extérieures et votre partenaire (considéré-e comme une personne spéciale mais aussi extérieure). Seuls les réviseurs de l’événement peuvent gérer l’inscription d’un autre membre Lions/LEO en leur nom.

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