Gestion des fichiers

Ce chapitre vous montrera comment présenter les procès-verbaux de vos réunions de club sur une page privée du site web de votre club, organisés par année :

Minutes in the club's website

et dans l’application mobile, depuis la version 7.0 :

Procès-verbaux dans l'application mobile LionsBase

Note

Comme vous le voyez, l’application mobile n’affiche pas tous les procès-verbaux, contrairement au site web. Cela peut être facilement contrôlé afin que vous ne montriez pas trop de documents inutiles à vos membres dans l’application mobile.

Chargement et organisation de vos procès-verbaux

Pour commencer, vous devez ouvrir le module Fichier > Fichiers :

Module File > Filelist

Vous êtes totalement libre d’organiser les documents comme vous le souhaitez. Dans ce club, les procès-verbaux sont organisés par année (civile) et enregistrés dans un dossier « Procès-verbaux » dédié, de sorte que le dossier ne contient que les procès-verbaux et aucun autre document. Cela est particulièrement utile lorsque vous souhaitez préparer facilement une liste organisée de procès-verbaux, comme nous l’avons montré sur la toute première capture d’écran de ce chapitre :

Suggested folder structure

Indication

Si vous vous demandez pourquoi il y a plus d’icônes de commande que ce que vous voyez pour votre dossier de club, veuillez prêter attention à la case « Vue étendue » que nous avons cochée à la fin de la liste.

Note

Vous devez savoir comment télécharger un document ou créer un dossier, mais si ce n’est pas le cas, le meilleur moyen de télécharger est de glisser-déposer un ou plusieurs documents de votre ordinateur vers la zone située légèrement au-dessus de la liste des fichiers, sous le titre. Aussi simple que cela ! et pour créer des dossiers, utilisez l’icône avec un « + » dans la barre d’outils.

Affichage de documents dans l’application mobile

Nous allons d’abord décrire comment montrer certains documents dans l’application mobile car c’est rapide et une partie du flux de travail sera utile lorsque vous préparerez la page dans le site du club.

Vous devrez modifier les métadonnées de vos documents (procès-verbaux) en cliquant sur leur nom de fichier ou en cliquant sur l’icône bien connue d’édition avec un crayon :

Editing metadata of a file

Nous nous concentrerons uniquement sur les étapes importantes, n’hésitez pas à tester d’autres paramètres. Dans l’onglet « Général », vous pouvez adapter le titre du document :

Title of the document

Note

Le titre est automatiquement extrait des métadonnées de votre document lorsque vous le téléchargez. Mais cela ne fonctionne naturellement que si vous avez pris soin de bien préparer votre document avant de le télécharger.

Then move on to tab « Access ». The checkbox « Visible » should naturally be checked but this is the default. You may want to restrict access. Please note that for club documents this only makes sense if documents should be restricted to the committee only as club documents will never be visible to members outside your club, even if you do not configure special access restrictions (please read section En savoir plus sur les restrictions d’accès aux fichiers below if you want to learn more).

Cela peut être utile si, dans le dossier « Procès-verbaux », vous souhaitez que certains documents soient invisibles pour les membres ordinaires.

Restrictions to access documents

Note

Dans le contexte du site web du club, si la page que nous configurerons plus tard est accessible à tout membre Lions, alors vous pouvez sélectionner votre club et restreindre l’accès au fichier donné. Mais c’est votre choix et votre responsabilité de configurer correctement l’accès à votre contenu et à vos documents dans le site web de votre club. Ne vous inquiétez pas, ce chapitre vous indiquera comment restreindre correctement l’accès à l’aide de paramètres par défaut « raisonnables ».

La dernière étape consiste à classer votre document dans une (ou plusieurs) des catégories « Documents » de l’onglet « Catégories » :

Tagging your document

Ça y est ! Enregistrez et votre document sera instantanément disponible dans l’application mobile :

Procès-verbaux dans l'application mobile LionsBase

Note

Les types de documents suivants sont pris en charge : PDF, Word (doc, docx) et Excel (xls, xlsx).

Indication

Il est important de mentionner que la façon dont vous choisissez d’organiser vos fichiers dans votre dossier club n’aura aucun impact sur la façon dont ces fichiers seront rendus accessibles dans l’application mobile. En effet, l’application mobile organisera logiquement les différents fichiers disponibles pour un utilisateur donné en fonction de leurs catégories associées, de leur provenance (le club, la zone, …) et utilisera des sous-dossiers basés sur l’année (de création) si trop de fichiers sont présents dans un répertoire donné. C’est automatique !

How extracting of the « year » of a document works

You may wonder how the grouping by year is done. Here are the rules:

  1. We try to extract the year from the title (metadata), and then from the file name itself.

  2. If we can match something that looks like a full date in ISO format (yyyy-mm-dd or yyyy.mm.dd), then the corresponding year part is taken as the « year of the document ».

  3. Otherwise, if we can match something that looks like a full date in common European order (dd.mm.yyyy or dd-mm-yyyy), the same applies.

  4. Otherwise, if we can match something that looks like a year (4 digits starting with either 19 or 20 for 19xx or 20xx, the same applies.

  5. Finally if nothing works, we take the date of creation of the document and use the year part.

Note

That business logic will not work for (real-life use case!) a document without any meaningful « title » and whose name is LcRs01Cj2022-2023.05.07.2022.pdf. As a human you will understand that the 2022-2023 part is a Lions year, whereas the document has the date 05.07.2022. But the algorithm will wrongly match on 2023.05.07 instead and thus group that document with year 2023.

As such, we highly suggest that you never ever publish documents with cryptic names but take some time to give your documents meaningful and helpful titles.

Affichage de documents dans le site web du club

TYPO3 permet de préparer très facilement une fois pour toutes une page dédiée montrant tous les documents disponibles dans un répertoire (ou dossier) donné :

Minutes in the club's website

Pour ce faire, nous vous suggérons de créer une nouvelle page dans votre site web, par exemple sous « Pages privées » et éventuellement de la modifier pour en restreindre l’accès aux seuls membres de votre club.

En utilisant le module Web > Page, sélectionnez votre nouvelle page dans l’arborescence des pages et cliquez sur le bouton pour créer un nouvel élément de contenu :

Module Web > Page
Button to create a new content element

Choisissez ensuite le plugin « File List - Liste de fichiers »:

Insert a plugin of type List of files

Enfin, configurez le plugin en fonction de vos besoins (vous devrez choisir le dossier pour lequel afficher le contenu, c’est-à-dire notre dossier « Procès-verbaux ») et certainement aussi cocher la case pour permettre la navigation dans les sous-dossiers si vous avez des sous-dossiers par année et que vous souhaitez que vos membres puissent les parcourir également :

Configure the plugin List of files

Note

La case à cocher permettant de naviguer dans les sous-dossiers peut n’être visible qu’après avoir enregistré le plugin pour la première fois.

En savoir plus sur les restrictions d’accès aux fichiers

Vous maîtrisez donc tout sur cette page et vous souhaitez en savoir plus sur les restrictions d’accès aux fichiers que vous téléchargez. Cette section est la transcription d’un sujet abordé dans le canal Slack LionsBase, n’hésitez pas à nous rejoindre.

La question était : Comment fonctionnent les restrictions d’accès aux fichiers et quel est le comportement lorsqu’aucune restriction particulière n’est spécifiée. Pas de restriction spéciale signifie dans ce contexte que rien n’a été sélectionné pour « Accès » :

Restrictions to access documents

Note

Avertissement : les informations fournies peuvent être légèrement différentes si vous n’êtes pas dans le contexte du site web de votre club.

Nous devons considérer principalement 2 à 3 contextes où les documents sont répertoriés (et donc rendus accessibles) :

  1. Lors de l’utilisation du plugin Liste de fichiers (voir cette section).

  2. Lors du partage de documents dans l’application mobile (voir cette section).

  3. En créant un lien direct vers un fichier depuis votre site web.

Tout d’abord, n’ayez pas peur, avant la disponibilité de l’application mobile en version 7.0, tous les documents étaient « publics » (aucune restriction d’accès). Donc maintenant que vous pouvez définir les droits d’accès, vous pouvez affiner l’accès mais vos documents existants ne sont pas soudainement « plus publics » qu’avant !

Contexte No 1

Commençons par le premier contexte, lorsque vous utilisez le plugin List de fichiers (qui permet également de créer des galeries de photos). Par exemple, lorsque vous configurez ce plugin sur une page pour afficher tout document que vous avez dans un dossier spécifique du club (et éventuellement des sous-dossiers).

Access restrictions are based on capabilities of the underlying TYPO3 extension « file_list ». This is a public TYPO3 extension of Xavier Perseguers, nothing LionsBase-specific and since February 2020, it respects those access rights as well: https://extensions.typo3.org/extension/file_list (naturally your LionsBase instance is using the latest version of that extension). So since that point of time, you could have e.g., a page restricted to your club members with a plugin showing all files within a given directory, but if you mark some files within the directory to be accessible only by the committee, then the very same page in your website, with a single access configuration will behave differently if you are only a member of the club or if you are part of the committee. One plugin, easy to configure!

Contexte No 2

Second context is when you share documents within the mobile application. Documents you share within your club are made accessible by your club members solely, even if you do not configure any access restrictions, members outside your club will not see those documents when they use the mobile application.

Contexte No 3

Les liens directs vers un fichier se font lorsque vous créez un contenu sur le site web de votre club, comme un bloc de « texte avec images » et que vous configurez un lien vers un fichier dans votre contenu texte ou sur une image. Comme il s’agit d’un contexte purement TYPO3, TYPO3 respectera naturellement toute restriction d’accès. Ce qui a pu changer depuis la sortie de la version 7.0 de l’application mobile, lorsque nous avons amélioré la vue pour que vous puissiez maintenant restreindre l’accès de manière granulaire, c’est que vous aviez peut-être des news avec un lien direct vers un document et une fois que vous avez restreint l’accès à ce fichier, le lien public précédent disparaîtra ; mais c’est exactement ce à quoi vous vous attendiez !

Documentation created using Sphinx 4.3.2 and integrated in TYPO3 with restdoc.