Gestion des fichiers

Ce chapitre vous montrera comment présenter les procès-verbaux de vos réunions de club sur une page privée du site web de votre club, organisés par année :

Minutes in the club's website

et dans l’application mobile, depuis la version 7.0 :

Minute in the LionsBase mobile application

Note

Comme vous le voyez, l’application mobile n’affiche pas tous les procès-verbaux, contrairement au site web. Cela peut être facilement contrôlé afin que vous ne montriez pas trop de documents inutiles à vos membres dans l’application mobile.

Chargement et organisation de vos procès-verbaux

Pour commencer, vous devez ouvrir le module Fichier > Fichiers :

Module File > Filelist

Vous êtes totalement libre d’organiser les documents comme vous le souhaitez. Dans ce club, les procès-verbaux sont organisés par année (civile) et enregistrés dans un dossier « Procès-verbaux » dédié, de sorte que le dossier ne contient que les procès-verbaux et aucun autre document. Cela est particulièrement utile lorsque vous souhaitez préparer facilement une liste organisée de procès-verbaux, comme nous l’avons montré sur la toute première capture d’écran de ce chapitre :

Suggested folder structure

Indice

Si vous vous demandez pourquoi il y a plus d’icônes de commande que ce que vous voyez pour votre dossier de club, veuillez prêter attention à la case « Vue étendue » que nous avons cochée à la fin de la liste.

Note

Vous devez savoir comment télécharger un document ou créer un dossier, mais si ce n’est pas le cas, le meilleur moyen de télécharger est de glisser-déposer un ou plusieurs documents de votre ordinateur vers la zone située légèrement au-dessus de la liste des fichiers, sous le titre. Aussi simple que cela ! et pour créer des dossiers, utilisez l’icône avec un « + » dans la barre d’outils.

Affichage de documents dans l’application mobile

Nous allons d’abord décrire comment montrer certains documents dans l’application mobile car c’est rapide et une partie du flux de travail sera utile lorsque vous préparerez la page dans le site du club.

Vous devrez modifier les métadonnées de vos documents (procès-verbaux) en cliquant sur leur nom de fichier ou en cliquant sur l’icône bien connue d’édition avec un crayon :

Editing metadata of a file

Nous nous concentrerons uniquement sur les étapes importantes, n’hésitez pas à tester d’autres paramètres. Dans l’onglet « Général », vous pouvez adapter le titre du document :

Title of the document

Note

Le titre est automatiquement extrait des métadonnées de votre document lorsque vous le téléchargez. Mais cela ne fonctionne naturellement que si vous avez pris soin de bien préparer votre document avant de le télécharger.

Ensuite, passez à l’onglet « Accès ». La case « Visible » doit naturellement être cochée, mais c’est la valeur par défaut. Vous pouvez vouloir restreindre l’accès. Veuillez noter que pour les documents du club, cela n’a de sens que si les documents doivent être limités au comité car les documents du club ne seront jamais visibles par d’autres membres Lions en dehors de votre club, même si vous ne configurez pas de restrictions d’accès spéciales (veuillez lire la section En savoir plus sur les restrictions d’accès aux fichiers ci-dessous si vous voulez en savoir plus).

Cela peut être utile si, dans le dossier « Procès-verbaux », vous souhaitez que certains documents soient invisibles pour les membres ordinaires.

Restrictions to access documents

Note

Dans le contexte du site web du club, si la page que nous configurerons plus tard est accessible à tout membre Lions, alors vous pouvez sélectionner votre club et restreindre l’accès au fichier donné. Mais c’est votre choix et votre responsabilité de configurer correctement l’accès à votre contenu et à vos documents dans le site web de votre club. Ne vous inquiétez pas, ce chapitre vous indiquera comment restreindre correctement l’accès à l’aide de paramètres par défaut « raisonnables ».

La dernière étape consiste à classer votre document dans une (ou plusieurs) des catégories « Documents » de l’onglet « Catégories » :

Tagging your document

Ça y est ! Enregistrez et votre document sera instantanément disponible dans l’application mobile :

Minute in the LionsBase mobile application

Note

Les types de documents suivants sont pris en charge : PDF, Word (doc, docx) et Excel (xls, xlsx).

Affichage de documents dans le site web du club

TYPO3 permet de préparer très facilement une fois pour toutes une page dédiée montrant tous les documents disponibles dans un répertoire (ou dossier) donné :

Minutes in the club's website

Pour ce faire, nous vous suggérons de créer une nouvelle page dans votre site web, par exemple sous « Pages privées » et éventuellement de la modifier pour en restreindre l’accès aux seuls membres de votre club.

En utilisant le module Web > Page, sélectionnez votre nouvelle page dans l’arborescence des pages et cliquez sur le bouton pour créer un nouvel élément de contenu :

Module Web > Page
Button to create a new content element

Choisissez ensuite le plugin « File List - Liste de fichiers »:

Insert a plugin of type List of files

Enfin, configurez le plugin en fonction de vos besoins (vous devrez choisir le dossier pour lequel afficher le contenu, c’est-à-dire notre dossier « Procès-verbaux ») et certainement aussi cocher la case pour permettre la navigation dans les sous-dossiers si vous avez des sous-dossiers par année et que vous souhaitez que vos membres puissent les parcourir également :

Configure the plugin List of files

Note

La case à cocher permettant de naviguer dans les sous-dossiers peut n’être visible qu’après avoir enregistré le plugin pour la première fois.

En savoir plus sur les restrictions d’accès aux fichiers

Vous maîtrisez donc tout sur cette page et vous souhaitez en savoir plus sur les restrictions d’accès aux fichiers que vous téléchargez. Cette section est la transcription d’un sujet abordé dans le canal Slack LionsBase, n’hésitez pas à nous rejoindre.

La question était : Comment fonctionnent les restrictions d’accès aux fichiers et quel est le comportement lorsqu’aucune restriction particulière n’est spécifiée. Pas de restriction spéciale signifie dans ce contexte que rien n’a été sélectionné pour « Accès » :

Restrictions to access documents

Note

Avertissement : les informations fournies peuvent être légèrement différentes si vous n’êtes pas dans le contexte du site web de votre club.

Nous devons considérer principalement 2 à 3 contextes où les documents sont répertoriés (et donc rendus accessibles) :

  1. Lors de l’utilisation du plugin Liste de fichiers (voir cette section).
  2. Lors du partage de documents dans l’application mobile (voir cette section).
  3. En créant un lien direct vers un fichier depuis votre site web.

Tout d’abord, n’ayez pas peur, avant la disponibilité de l’application mobile en version 7.0, tous les documents étaient « publics » (aucune restriction d’accès). Donc maintenant que vous pouvez définir les droits d’accès, vous pouvez affiner l’accès mais vos documents existants ne sont pas soudainement « plus publics » qu’avant !

Contexte No 1

Commençons par le premier contexte, lorsque vous utilisez le plugin List de fichiers (qui permet également de créer des galeries de photos). Par exemple, lorsque vous configurez ce plugin sur une page pour afficher tout document que vous avez dans un dossier spécifique du club (et éventuellement des sous-dossiers).

Les restrictions d’accès sont basées sur les capacités de l’extension TYPO3 sous-jacente « file_list ». Il s’agit d’une extension TYPO3 publique de Xavier Perseguers, rien de spécifique à LionsBase et depuis février 2020, elle respecte également ces droits d’accès : https://extensions.typo3.org/extension/file_list (naturellement, votre instance LionsBase utilise la dernière version de cette extension). Ainsi, depuis cette date, vous pourriez par exemple avoir une page réservée aux membres de votre club avec un plugin montrant tous les fichiers d’un répertoire donné, mais si vous marquez certains des fichiers du répertoire comme étant accessibles uniquement par le comité, alors la même page de votre site web, avec une configuration d’accès unique, se comportera différemment si vous êtes seulement membre du club ou si vous faites partie du comité. Un seul plugin, facile à configurer !

Contexte No 2

Le deuxième contexte est celui du partage de documents dans l’application mobile. Les documents que vous partagez au sein de votre club sont rendus accessibles seulement aux membres de votre club, même si vous ne configurez aucune restriction d’accès, les membres extérieurs à votre club ne verront pas ces documents lorsqu’ils utiliseront l’application mobile.

Contexte No 3

Les liens directs vers un fichier se font lorsque vous créez un contenu sur le site web de votre club, comme un bloc de « texte avec images » et que vous configurez un lien vers un fichier dans votre contenu texte ou sur une image. Comme il s’agit d’un contexte purement TYPO3, TYPO3 respectera naturellement toute restriction d’accès. Ce qui a pu changer depuis la sortie de la version 7.0 de l’application mobile, lorsque nous avons amélioré la vue pour que vous puissiez maintenant restreindre l’accès de manière granulaire, c’est que vous aviez peut-être des news avec un lien direct vers un document et une fois que vous avez restreint l’accès à ce fichier, le lien public précédent disparaîtra ; mais c’est exactement ce à quoi vous vous attendiez !

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