Préparer une liste de distribution¶
Afin d’envoyer votre newsletter, vous devez d’abord configure une liste de destinataires. Le point intéressant c’est qu’une fois que vous avez configuré une telle liste de destinataires, et lui avez donné un nom (par exemple « Membres de mon club »), la liste sera automatiquement réutilisable la prochaine fois que vous envoyez une newsletter et vous n’aurez plus à la configurer à nouveau.
La liste de destinataires est parfois aussi nommée « liste de distribution » et a exactement la même signification.
LionsBase est préconfiguré pour chaque club avec deux listes de distribution utilisées communément :
Membres : englobe les membres actifs du club
Comité : englobe les membres du comité courant, sans prendre en compte les fonctions spéciales
Pour créer une liste de distribution :
Ouvrir le module Direct Mail > Listes de destinataires.
Sélectionner votre dossier Newsletters.
Cliquer sur le lien « Créer une nouvelle liste de destinataires ? » :
Pour tirer partie des listes de distribution dynamiques de LionsBase, assurez-vous de choisir le type « User function ». Remplissez ensuite le titre de votre liste et sélectionnez une liste de distribution intégrée dans la liste des fournisseurs enregistrés :
Liste de destinataires arbitraires¶
Si les listes de distribution préconfigurées ne répondent pas à vos attentes, vous pouvez définir les vôtres très simplement. Dans la suite de chapitre, nous expliquons le processus de préparation de listes de distribution vers des fonctions de membres, comme par exemple les présidents de zone ou les webmasters à n’importe quel niveau (veuillez lire les rôles dans le site de gestion pour de plus amples informations) :
Après avoir choisi de générer une liste pour des « fonctions », vous devez choisir le niveau des fonctions que vous ciblez :
Et les fonctions que vous voulez englober :
The available functions are those that are defined for the multiple district.
Lorsque vous récupérez votre list d’adresses email, à la dernière étape de l’assistant, vous pouvez voir une ligne de configuration spéciale à la fin :
C’est la ligne de configuration que vous devez utiliser avec une liste de distribution de type « User function » et le fournisseur de données « [LionsBase] Advanced List », en copiant et collant celle-ci dans la zone de texte « Paramètres supplémentaires ». Voilà ! Bravo !
Par ailleurs, les listes de distribution peuvent être définies avec une liste statique d’adresses email, ce qui est particulièrement pratique pour englober les membres externes, qui ne font pas partie du Lions Club.
Pour terminer, les listes de distribution peuvent consister en une agrégation d’autres listes de distribution. Un exemple classique est une liste de distribution « Comité étendu » où quelques personnes externes ont été ciblées également ou si vous voulez combiner deux (ou plus) listes avancées pour cibler par exemple tous les « présidents de club » et leurs « vice-présidents » au sein de deux districts particuliers.
Informations à jour¶
Le réel intérêt des listes de distribution LionsBase par rapport aux listes statiques d’adresses e-mail réside dans le fait que les listes de distributions LionsBase sont totalement automatiques et mises à jour à chaque utilisation. Ceci permet qu’une liste de « Membres » ou du « Comité » reflète en tout temps l’état actuel des membres de LionsBase et assure qu’un message envoyé par exemple à tous les présidents à un moment donné n’arrive pas dans la boîte aux lettres d’un ancien président.