EN | FR | DE | IT | NL
vorige | volgende | index
zoek

Managing Event Information

De evenementen van uw club worden als records opgeslagen in uw clubopslagmap.

Evenementen zijn gekoppeld aan een bepaalde “Kalender”. Elke club krijgt een speciale kalender die u ziet door naar beneden te scrollen in uw clubdashboard (let op: klik niet op de grote knop om evenementen weer te geven, omdat het in feite alleen uw evenementen toont en u de kalenderrecord zelf niet ziet):

Het standaard agendarecord dat aan een club is gekoppeld

Er is niet veel te configureren binnen dit kalenderrecord, behalve de standaardlijst met reviewers:

Functies om automatisch standaard reviewers toe te wijzen

Hierdoor kunt u effectief automatisch een standaardlijst invullen van leden die toegang moeten krijgen tot het bekijken van de aanwezigheid (deelnemend lid of niet) van de evenementen die u maakt. Het is aan te raden om die Lions-functies te behouden (voor een clubkalender):

  • Club Censor

  • Club Voorzitter

  • Club LionsBase Master (CLBM)

maar u kunt deze configuratie natuurlijk aanpassen aan uw eigen voorkeur.

Algemene info

This form lets you manage general calendar event’s related information. Please note that some fields may be unavailable for you, according to the access rights you were granted.

Houd er rekening mee dat afhankelijk van het type evenement dat u kiest, sommige tabbladen al dan niet zichtbaar zijn.

Algemene informatie van de kalendergebeurtenis

Goed om te weten: Als sommige van de toekomstige evenementen niet op de website worden getoond, is dit geen bug in LionsBase maar een indicatie dat de Webmaster van de club heeft besloten het aantal te beperken van toekomstige evenementen aanwezig op de website. Lees hoofdstuk Configuring the Events Plugin voor details.

Eigenschappen

De exacte lijst met “eigenschappen” hangt af van uw positie in LionsBase, maar twee zijn bijzonder belangrijk:

  • Standaard: Niets bijzonders, het evenement gedraagt zich zoals gewoonlijk.

  • Besloten evenement (alleen op uitnodiging): Dit maakt het evenement echt speciaal in de zin dat het voor niemand zichtbaar is behalve voor de leden die expliciet waren uitgenodigd.

Sta externe gasten toe

Met dit selectievakje kun je externe, niet-Lions-leden uitnodigen voor je evenement. De uitnodiging wordt per e-mail verzonden en de gasten ontvangen een toegangscode waarmee ze de uitnodiging kunnen accepteren of weigeren en zelf aanvullende vragen kunnen beantwoorden, net als reguliere Lions-leden.

Genereer persoonlijke tickets

Dit selectievakje maakt het genereren van een persoonlijk ticket voor het evenement mogelijk. Bovenal bevat dit ticket een QR-code die typisch kan worden gescand door de LionsBase mobiele applicatie om automatisch de aanwezigheid van het lid op het evenement te bevestigen.

Locatie

De locatie van een evenement kan willekeurig worden bepaald of als u elkaar regelmatig op dezelfde plaats ontmoet, kunt u overwegen een locatierecord te maken met wat aanvullende informatie die mooi in de kalender van uw website zal verschijnen.

Locatie van de agendagebeurtenis

Lees alstublieft hoofdstuk Vooraf gedefinieerde locaties beheren om te leren hoe u uw eigen vooraf gedefinieerde locatie-items kunt maken.

Uitgebreide informatie

Uitgebreide informatie over de agendagebeurtenis

Bijlage

Voor evenementen met registratie kunt u een bestand bijvoegen (bijvoorbeeld een pdf met aanvullende informatie). Dit bestand wordt gekoppeld in de samenvatting van het evenement.

Openbaar promoten in hiërarchie

Dit selectievakje wordt gebruikt om uw evenement publiekelijk te promoten in de hiërarchie (club, zone, regio, district, meerdere districten). De calendar plug-in die u op uw website heeft geplaatst, kan dan worden geconfigureerd om dergelijke evenementen weer te geven.

Een typische use case zou zijn om belangrijke clubevenementen weer te geven als onderdeel van een “kalender met meerdere districten”.

Doelgroepen

Doelgroepen worden gebruikt om de persoonlijke kalender van elk geauthenticeerd lid op te stellen.

Notitie

Bij evenementen wordt rekening gehouden met doelgroepen op niveau zone, gewest, district of multiple district. Dat wil zeggen, club-evenementen zijn impliciet openbaar (in de zin dat ze zichtbaar zijn).

Hint

De lijst met beschikbare doelgroepen wordt gefilterd volgens de autorisaties van de LionsBase Master en het niveau van het evenement. Evenementen die aan een clubkalender zijn gekoppeld, tonen bijvoorbeeld geen functies op zone-, gewest-, districts- of multiple district niveaus. LionsBase Masters die uitsluitend toegang tot een bepaald niveau hebben gekregen, zullen voornamelijk alleen de functies van een lager niveau zien:

  • Toegang tot zone => Functies op zone- en clubniveau weergegeven;

  • Toegang tot gewest => Functies op gewest, zone- en clubniveau weergegeven;

  • Toegang tot district => Functies op district-, gewest- en zoneniveau weergegeven;

  • Toegang tot multiple districten => functie voor multiple districten en districtsniveau wordt weergegeven.

Naast de functies vindt u aan het begin van de lijst nog twee bijzondere vermeldingen, namelijk “Iedereen (openbaar)” en “Alle leden”:

Doelgroepen voor een evenement
  • Iedereen (openbaar): Elk lid ziet het evenement en kan het mogelijk bijwonen. Bijvoorbeeld een clubevenement waar leden van andere clubs worden aangemoedigd om deel te nemen.

  • Alle leden: Niet specifiek gericht op bepaalde functies, maar gebeurtenis moet worden getoond aan elk lid in de Lions-hiërarchie. Een evenement voor een zone moet bijvoorbeeld worden getoond aan alle leden van de clubs in de overeenkomstige zone. Er is een speciaal geval wanneer een clubevenement gericht is op “Alle leden”, in die zin dat het effectief gericht is op elk lid in de corresponderende zone.

Voor meer informatie over het toekennen van autorisaties aan een lid, lees hoofdstuk Member Authorizations.

Gastclubs

Gastclubs zijn vooral handig om aan te geven dat een evenement mede wordt georganiseerd door meer dan één club. Het publiceert het evenement automatisch naar de bijbehorende clubkalender en maakt het evenement zichtbaar voor alle leden van die clubs, ongeacht hoe het evenement is gericht voor sommige functies.

Registratie

U kunt ervoor kiezen om de registratiemodule voor het bijbehorende evenement te activeren. Om dit te doen, moet u ervoor zorgen dat u het type van uw evenement op de juiste manier wijzigt van “eenvoudig evenement” naar een type dat de registratie ondersteunt.

Opties van een evenement registratie

Na het opslaan van je evenement, wordt het reviewer-gedeelte automatisch gevuld met leden die zijn gekoppeld aan de functies die je hebt geselecteerd in je agenda (lees meer). U kunt natuurlijk de standaardlijst met reviewers voor een bepaald evenement wijzigen.

Vragen

U kunt zelfs van het lid verlangen dat hij tijdens de registratie een paar aanvullende vragen beantwoordt:

Vragen met betrekking tot een evenementregistratie

Dit voorbeeld is een typisch gebruiksvoorbeeld van JA/NEE-antwoorden die vervolgens zo worden weergegeven in de LionsBase mobiele applicatie:

Aanvullende vragen zoals te zien in de mobiele applicatie

Hint

Voor de beste gebruikerservaring en samenvatting in de mobiele applicatie (sinds versie 4.3), kun je beter vasthouden aan de volgende soorten vragen:

  • Selectievakjes (JA/NEE antwoorden)

  • Keuzerondjes (één optie kiezen uit een paar zoals het bestellen van “menu 1”, “menu 2” of “menu 3”)

  • Numeriek veld (bijv. “Aantal extra kinderen”)

Notitie

Weet je nog steeds niet zeker hoe elk type vraag zich daadwerkelijk gedraagt in de mobiele applicatie (of de website)? Lees dan zeker de release notes van versie 7.3.3 die duidelijk weergeeft hoe het eruit zal zien en hoe je de gebruikerservaring het beste kunt maken voor je deelnemers.

Waarschuwing

Het gebruik van keuzerondjes met “ja” en “nee” als opties in plaats van een selectievakje is echt geen slim idee, aangezien het resulteert in zowel een slechte gebruikerservaring vanuit het perspectief van het lid als grafieken van antwoorden in de mobiele applicatie die veel minder intuïtief zijn .

Documentation created using Sphinx 4.3.2 and integrated in TYPO3 with restdoc.