Persoonlijke kalender¶

Wanneer u uw agenda opent, krijgt u een lijst met al uw komende evenementen:

Zoals je ziet worden de gebeurtenissen weergegeven met verschillende kleuren en symbolen. Hun betekenis is:

• en groene rand: je bent aanwezig bij het evenement;

• en rode rand: u woont het evenement niet bij;

• en gele rand: u heeft nog niet geantwoord of u het evenement wel of niet zult bijwonen;

• en grijze rand: dit evenement heeft geen ingebouwd registratiesysteem. Het is ofwel een “save-the-date” of een evenement waarvan de registratie extern moet worden afgehandeld, bv. via een Google-formulier, een extern ticketsysteem of iets dergelijks.

Er is nog een ander symbool dat af en toe opduikt:

• en blauwe rand: dit is een sociale activiteit die plaatsvindt voor uw club.

De uitnodiging beantwoorden¶

Om de uitnodiging te beantwoorden en dus te zeggen of u al dan niet deelneemt, of gewoon om meer informatie te krijgen over een bepaald evenement, tikt u zoals gewoonlijk op het evenement in de lijst. Onderaan uw scherm ziet u grote RSVP knoppen die aanvankelijk grijs zijn omdat u nog niet geantwoord heeft:

Tik op het kruisje links als u het evenement niet kunt bijwonen of op het vinkje rechts als u het evenement zult bijwonen, en de knoppen zullen hun status dienovereenkomstig aanpassen.

U woont het evenement bij:

U woont het evenement niet bij:

U kunt te allen tijde van gedachten veranderen zolang de inschrijvingsperiode niet voorbij is. Als u achteraf van gedachten moet veranderen, moet u contact opnemen met een beoordelaar van het evenement (bv. de Club LionsBase Master of uw voorzitter), omdat deze personen de registraties voor alle deelnemers kunnen beheren, zelfs nadat de registratie is gesloten.

De gebeurtenis exporteren naar uw agenda¶

U hebt twee mogelijkheden om uw Lions-evenementen in uw agenda te krijgen. De eerste is door handmatig een evenement te exporteren vanaf de detailpagina via het “delen” icoontje rechtsboven:

De andere manier is veel interessanter omdat het idee is om te abonneren op de komende gebeurtenissen zodat:

• evenementen die u bijwoont automatisch in uw agenda verschijnen;

• evenementen die u niet meer wilt bijwonen, verdwijnen automatisch uit uw agenda;

• uitnodigingen voor evenementen die u nog niet hebt beantwoord, worden in uw agenda gemarkeerd met een voorvoegsel [?] voor hun titel;

• wordt u herinnerd aan uitnodigingen voor evenementen die u de laatste 4 dagen voor de einddatum van de registratie (of de daadwerkelijke start van het evenement) nog niet hebt beantwoord;

• elke wijziging van het evenement (datum of tijd wordt gewijzigd, locatie verandert of details worden bijgewerkt) wordt automatisch in uw agenda weergegeven.

Om dit te doen (dit hoeft slechts eenmaal voor iedereen te gebeuren), moet u op het tandwielpictogram rechtsboven in de lijst van komende evenementen tikken:

Dit toont een eenvoudige pagina met een link waarop u kunt tikken (wacht een paar seconden tot de persoonlijke link is gegenereerd):

Nu verschilt het einde van het proces voor iPhone/iPad en voor Android gebruikers.

Hint

Als U zich wilt abonneren op uw persoonlijke kalender vanaf uw laptop of desktop computer en om een of andere reden wordt het abonnement dat U op uw mobiele apparaat hebt ingesteld niet gekopieerd, lees dan het hoofdstuk Toegang tot agenda’s in de algemene LionsBase documentatie.

Het is vermeldenswaard dat dezelfde abonnementslink die u krijgt van de mobiele applicatie natuurlijk bruikbaar is vanaf elk ander apparaat of computer. Deel hem nooit met anderen.

iPhone/iPad¶

U krijgt een dialoogvenster met de vraag of u zich wilt abonneren op de Lions agenda. Tik op het betreffende antwoord en u bent klaar:

Android¶

Net als bij iOS-gebruikers wordt bij het aantikken van de knop meteen je Google Agenda geopend en kun je bevestigen dat je je echt op de feed wilt abonneren.

Notitie

Als u niet bent geverifieerd met uw Google-account, kan u worden gevraagd dit te doen om het aanmeldingsproces te voltooien.

Detail of an Event¶

De pagina spreekt waarschijnlijk voor zich:

1. De locatie is (meestal) een werkende link die uw kaartenapplicatie opent als leidraad.

2. Tik op deze tekst om de lijst van deelnemers te zien, wie niet komt en wie nog niet heeft geantwoord.

3. Tik op de zone Commentaar om een korte opmerking achter te laten voor de organisatoren. Dit is vooral handig als je wilt uitleggen waarom je een belangrijk evenement niet kunt bijwonen in plaats van jezelf gewoon als niet aanwezig te markeren.

Er kan meer informatie beschikbaar zijn, u hoeft alleen maar een beetje naar beneden te scrollen.

Notitie

LionsBase mobile ondersteunt links in de beschrijving van het evenement sinds versie 8.3 en presenteert ze op een toegankelijke manier (ook voor slechtzienden):

Aanvullende vragen¶

Soms hebben de organisatoren een paar extra vragen nodig dan alleen de vraag of u al dan niet aanwezig bent. In dat geval wordt u na uw registratie gevraagd om die paar extra vragen te beantwoorden, die direct na het blok “Registratie” beschikbaar zijn.

De vragen kunnen variëren. Dit kunnen JA/NEE-vragen zijn zoals hieronder afgebeeld, of een meerkeuzevraag (bv. om een menu te kiezen uit een paar alternatieven) of de vraag hoeveel personen er nog met u meekomen enz).

De JA/NEE-vragen maken gebruik van een schakelcontrole die de onbepaalde toestand ondersteunt (zolang u niet positief of negatief hebt geantwoord) waardoor duidelijk wordt welke vragen nog niet zijn beantwoord.

Uw lijst van komende evenementen is ook visueel verbeterd, zodat u meteen kunt zien of u een evenement bijwoont, maar bent vergeten alle vragen te beantwoorden 1:

Lijst van deelnemers¶

Om toegang te krijgen tot de lijst van deelnemers, evenals de personen die de uitnodiging hebben geweigerd en degenen die niet hebben geantwoord, tikt u op de link “Aanwezigheden” in het detail van het evenement:

Dit toont de lijst van deelnemers:

1. Telkens wanneer u het type lijst wijzigt dat u wilt tonen (aanwezig, afwezig, geen antwoord), ziet u het aantal overeenkomstige personen in de lijst.

2. Als het aantal personen groot is, wilt u misschien snel iemand vinden; gebruik dit invoerveld om de lijst te filteren.

3. Dit symbool geeft aan dat de persoon een commentaar heeft achtergelaten, tik erop om te lezen wat de persoon heeft geschreven.

4. Standaard toont de lijst de deelnemende gebruikers, maar als u wijzigt, tikt u op deze link om terug te gaan naar de lijst met deelnemers.

5. Ga naar de lijst van personen die het evenement niet bijwonen.

6. Ga naar de lijst van personen die niet op de uitnodiging hebben gereageerd.

7. Ongeacht de lijst die u toont (aanwezig, afwezig of geen antwoord), tikt u op om te wisselen tussen een lijst van personen gegroepeerd per club of een lijst van personen alfabetisch gesorteerd:

   

   Zoals u ziet, toont de naam van de club nu het aantal corresponderende personen, wat erg handig kan zijn.

Gasten uitnodigen¶

Op de detailpagina, en als de organisator die functie heeft ingeschakeld bij de voorbereiding van het evenement, zie je een sectie met al je gasten (eventueel leeg) en een directe link om snel iemand anders uit te nodigen:

Notitie

Het gedrag is dan precies hetzelfde als met het pictogram dat een lid met een “+” markering rechtsboven in de lijst van deelnemers toont:

Wat deze link doet, is u een paar snelle actiemogelijkheden geven om ofwel uw partner uit te nodigen, ofwel een ander Lions/LEO-lid, ofwel een willekeurige externe persoon die mogelijk in uw adresboek staat:

Eenmaal uitgenodigd, wordt uw gast automatisch toegevoegd aan de lijst en kunt u hen beheren zoals beschreven in de vorige secties. Dit betekent dat u kunt beheren of zij het evenement bijwonen, maar ook eventuele aanvullende vragen namens hen kunt beantwoorden 2.

Een externe gast uitnodigen¶

Er wordt een uitnodigingsformulier getoond:

1. In plaats van handmatig de volledige naam en het e-mailadres van uw gast in te voeren, kunt u met dit pictogram iemand uit uw persoonlijke adresboek kiezen.

2. Nadat u een (kort) persoonlijk bericht hebt geschreven, tikt u op deze knop om de uitnodiging te verzenden.

U en deze externe gast ontvangen een e-mail met dat korte bericht en een persoonlijke link waarmee zij de registratie vanaf een webpagina kunnen beheren. Eventuele aanvullende vragen worden uiteraard ook ondersteund.

Notitie

Wanneer een externe gast wordt gemarkeerd als “VIP” of “Speciale gast” (evenementbeheerders kunnen dat doen), wordt de betreffende deelnemer gemarkeerd met een medaille-symbool (zie Symbolen).

Deelnemers beheren¶

Als standaardlid kunt u gemakkelijk de registratie van uw gasten beheren door hun naam in uw gastenlijst aan te tikken:

Als beoordelaar kunt u, binnen de lijst van deelnemers, lang op een naam in een van de lijsten (aanwezig, afwezig, geen antwoord) tikken om een popupmenu te tonen om de registratie van die persoon te beheren:

1. Als u in de lijst staat van personen die deelnemen aan het evenement, hebt u de optie om die persoon niet meer aan het evenement te laten deelnemen. Als u in de lijst staat van personen die niet deelnemen aan het evenement, hebt u de omgekeerde optie, en als u ten slotte in de lijst staat van personen die nog niet hebben geantwoord, hebt u twee opties om al dan niet deel te nemen.

2. Door antwoorden van iemand te tonen, krijgt u een scherm waarin u het antwoord op elke bijkomende vraag (en het bijbehorende commentaar) kunt zien. Die antwoorden zijn standaard alleen-lezen. Om het antwoord te wijzigen, moet u rechtsboven op de link “Bewerken” tikken:

   

Samenvatting van de antwoorden¶

Als u naar de website van uw club gaat en de lijst van deelnemers opent, kunt u alles exporteren naar MS Excel. Dat is een optie als u de details van elk lid wilt weten en wilt weten wie precies welke optie heeft gekozen, draaitabellen wilt maken of iets dergelijks.

In de LionsBase mobiele applicatie hebben we enkele grafieken opgenomen om de door de deelnemers gekozen opties samen te vatten. Om die grafieken te openen, moet u rechtsboven in de lijst van deelnemers het grafiekpictogram intikken:

Legend

• In groen, aantal positieve antwoorden

• In rood, aantal negatieve antwoorden

• In geel, aantal personen die de vraag niet expliciet hebben beantwoord

Hoe lees je de grafiek¶

Hier is nog een voorbeeld van een grafiek (van een testevenement met slechts 2 deelnemers) om uit te leggen hoe die correct moet worden gelezen, voor het geval u niet zo vertrouwd bent met het stapelen van kolommenreeksen.

Voor grafieken met een zeer groot verschil in absolute waarden, typisch wanneer u statistieken moet tonen voor een nationale conventie met honderden deelnemers en bijvoorbeeld een bezoekoptie met 30 [deelnemers] als antwoord terwijl de lunch #1 500 is, gebruikt u op de Y-as een logaritmische schaal.

Aangezien de kolommen gestapeld zijn, moet de bovenstaande grafiek zo worden gelezen:

• for option “Preparation Meeting”, 1 person did not answer (orange) and 1 person answered NO (red):

• voor optie “Visit” antwoordde 1 persoon NEE (rood) en 1 persoon JA (groen);

• voor (radio-optie) “TEST RADIO” (waarbij de deelnemers “OPTIE 1” of “OPTIE 2” of “OPTIE 3” konden kiezen) koos 1 persoon “OPTIE 1”, een andere “OPTIE 3” en niemand “OPTIE 2”. Dit leidt tot een totaal van 2 antwoorden, wat overeenkomt met het aantal deelnemers;

• voor vraag “NUMERIC” (waar u een getal vraagt) is het totaal onder alle deelnemers 2.

Evenementen met tickets¶

Wanneer u zich registreert voor een evenement dat is ingesteld om een persoonlijk ticket te genereren, krijgt u binnen 15-30 minuten na uw registratie een kopie van dit ticket per e-mail. Maar misschien vergeet je het mee te nemen wanneer je naar het evenement vertrekt. In dat geval kun je je persoonlijke ticket downloaden vanuit de applicatie:

Dit kan vooral handig zijn als je een AirPort- of wifi-printer (of iets dergelijks) naast je hebt staan.

QR-code¶

Op evenementen met een ticket staat een QR-code. Mogelijk is het ticket niet absoluut verplicht en is alleen de QR-code ervan nodig om uw aanwezigheid te controleren.

If you are attending an event and you open its detail within the app, an menu lets you show your personal QR-code which confirms that you are really attending the event:

Notitie

Het item “Toon QR-code” verschijnt alleen als u het evenement bijwoont en pas als de registratie is gesloten.

Scanning a QR-code¶

This option is restricted to the event reviewers. If you have been assigned as reviewer for an ongoing event, an additional menu item “QR-Code Scanner” in the drawer menu will let you scan the QR-code of the participants and thus automatically confirm their presence.

De QR-code scanner zal een feedback op geel/oranje achtergrond tonen (in plaats van groen) bij de beoordeling van deelnemers aan evenementen die zijn gemarkeerd als Nationale Conventie en of de deelnemer moet worden beschouwd als “Afgevaardigde” (en dus mogelijk stemmateriaal ontvangt). Uiteraard zal een feedbacktekst naast de gekleurde achtergrond vertellen dat het lid een afgevaardigde is:

Lijst van berichten¶

Naast de enkele voorbeeldteksten voor feedback hierboven, is hier de lijst van de verschillende berichten die u kunt lezen:

• Er is een onbekende fout opgetreden tijdens het scannen van de QR-code.

• De QR-code is ongeldig.

• U bent niet gemachtigd om de deelname van het lid te bevestigen.

• De QR-code is al gevalideerd door {0} op {1}.

• De QR-code is niet meer geldig. Waarschijnlijk is de deelname inmiddels geweigerd.

• U kunt deze QR-code niet valideren aangezien de registratie voor het evenement nog open is.

• De QR-code is ongeldig voor dit evenement.

Notitie

U kunt een Bluetooth streepjescodelezer gebruiken in plaats van de camera van uw smartphone.

Nieuwe gebeurtenissen creëren¶

Sinds de release van versie 8.4 van de applicatie kunnen CLBMs algemeen geconfigureerde evenementen aanmaken zonder de LionsBase Backend te hoeven openen. Daartoe kunnen ze op het omcirkelde “+” icoontje tikken dat ze bovenaan de kalender zien:

This will show you a modal window where the most useful options are presented:

We chose the most commonly used and important options when creating an event from the mobile app. The goal is to let you quickly add events to your club calendar while discussing the program during a meeting 3.

The various date and time fields are for instance synchronized so that the duration will stay the same if you change the start time earlier or later, or if you postpone a single or multi-day event. We are confident you may even not pay attention to this as it will just feel very natural.

A second screen (right hand side of the previous screenshot) lets you fine-tune the event definition with some slightly more advanced options, like adding one or more of the most commonly-used questions for your participants.

Tenslotte kunt u via het tabblad “Doelgroep” kiezen op welke groepen leden dat evenement gericht is:

Voetnoten

1

De detectie van onbeantwoorde vragen werkt voor zowel checkbox- als radiogebaseerde vragen.

2

Het beheer van de uitnodiging van een gast werkt alleen voor externe personen en uw partner (beschouwd als een speciale, maar ook externe persoon). Alleen beoordelaars van het evenement kunnen de inschrijving van een ander Lions/LEO-lid namens hen beheren.

3

Although the description field is only allowing plain text, it is worth mentioning that (basic) Markdown formatting is supported, thus letting you format your description with bold, italic, lists, and adding links by pasting some URL in it.