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Probleme verstehen

LionsBase überprüft regelmässig die Richtigkeit der Mitgliederaufzeichnungen. Damit stellt man sicher, dass die Informationen ordnungsgemäss gespeichert wurden und es erlaubt nachträglich zusätzliche Kontrollen nach der LionsBaselogik, was direkt bei der Mitgliederprofil-Eingabe zu schwierig, wenn nicht sogar unmöglich gewesen wäre.

Falls ein oder mehr Fehler erkannt werden, wird die Mitglieder-Akte als wiedersprüchlich markiert mit dem Vermerk wird nicht synchronisiert bis die Fehler korrigiert sind.

Um bei der Fehlerkorrektur zu helfen wird eine kleine Bescheibung an die Mitglieder-Akte anghängt, einmal in der Clubliste und einmal im allgemeinen Protokoll.(verfügbar für District and Multi-District LionsBase Masters):

Problem Report in the club's dashboad

Die Fehlerbeschreibung sollte genügen, um zu verstehen, was falsch gemacht wurde aber dieses Kapitel beschreibt nun alles und jedes im Detail, falls Sie zusätzliche Informationen brauchen.

Mitgliederinformationen

Fehler: Mitglied hat kein privates Land definiert

Problem Der Lions Clubs International (Oak Brook) fordert dass jedes Mitglied einem Land zugehörig ist.

Lösung Um das Problem zu lösen, öffnen Sie die Akte des Mitgliedes im Register „Privat“:

Private Information

Finden Sie die Drop-down-Liste der Länder und versichern sich, dass ein Land ausgewählt ist:

Private Country & State

Man kann auch den Bundesstaat oder den Kanton setzen. Für Mitglieder in US oder Kanada ist es ein Müssen diesen zu setzen.

Fehler: Bevorzugte Adresse (entweder Privat oder Geschäft) ist unvollständig

Problem: Der Club LionsBase Masters kann selbsständig die bevorzugte Mitgliederadresse bestimmen, dies kann die Geschäfts-oder die Privatadresse sein, die bevorzugte Adresse ist unvollständig, was zu postalischen Zustellproblemen führen kann.

Lösung Um das Problem zu lösen, öffnen Sie die Akte des Mitgliedes im Register „Verschiedenes“:

Miscellaneous Information

Kontrollieren Sie welche Adresse als „bevorzugt „gewählt wurde:

Preferred Address

In unserem Beispiel ist es die Geschäftsadresse. Öffnen Sie nun das Register „Geschäft“:

Business Information

Und kontrolliere das:

  • Firma (nur für die Gesschäftsadresse)
  • Adresse (Strasse) oder Postfach
  • Postleitzahl
  • Stadt, Ort
  • Land

alle richtig definiert sind.

Fehler: Das Mitglied ist nicht mehr aktiv, hat aber keine Austrittsdatum

Problem: LionsBase erlaubt Ihnen den Statusverlauf zu lagern, aber zusätzlich gibt es auch ein Feld für den Austritt. Für inaktive Mitglieder muss ein Austrittsdatum angegeben werden, einfach der Vollständigkeit halber.

Lösung Um das Problem zu lösen, öffnen Sie die Akte des Mitgliedes im Register „Lions“:

Lions Information

In unserem Beispiel trat das Mitglied am 01.12.2012 aus (und ist folglich seit dann inaktiv):

Resigned Member

Suchen Sie das Feld „Austrittsdatum“ und vergewissern Sie sich, dass es auch den „01.12.2012“ beinhaltet:

Exit Date

Mitglieder Status

Fehler: Mitglied hat kein Status

Problem: Das Mitglied hat ganz sicher keinen Status festgelegt bekommen.

Lösung Um das Problem zu lösen, öffnen Sie die Akte des Mitgliedes im Register „Lions“:

Lions Information

Finde den Abschnitt, in welchem sich die Statusliste befindet und erstelle eine wie gefordert:

Status is missing

Fehler: Mindestens ein Status ist noch aktiv, während das Mitglied selbst nicht mehr aktiv ist

Problem Das Mitglied ist inaktiv (z.B., „ausgetreten“) aber ein älterer Status ist noch aktiv.

Lösung Um das Problem zu lösen, öffnen Sie die Akte des Mitgliedes im Register „Lions“:

Lions Information

Suchen Sie im Abschnitt welcher die Statusliste enthält nach dem fehlenden Enddatum:

Active status is still running although the member is inactive

In diesem Beispiel trat das Mitglied am 01.01.2013 zurück, aber sein Aktiv-Status (beginnend am 01.12.2011) wurde nicht beendet.

Klicken Sie auf die Statuslinie um die Akte zu bearbeiten und setzen ein Status-Enddatum.

Fehler: Mehrere aktive Status

Problem: Mehrere aktive Status innerhalb des Clubs wurden entdeckt.

Lösung Um das Problem zu lösen, öffnen Sie die Akte des Mitgliedes im Register „Lions“:

Lions Information

Finde den falschen Eintrag in dem Abschnitt, der die Statusliste enthält:

Multiple Active Statuses

Korrigiere den Verlauf des Lions-Lebenlaufes, vermutlich durch Beenden oder Anfügen von Fehlenden Zwischenstücken.

Fehler: Im Status wurde das Anfangs-mit dem Enddatum verwechselt

Problem: Ein Status hat ein Enddatum, das älter oder gleich des Startdatums ist.

Lösung Um das Problem zu lösen, öffnen Sie die Akte des Mitgliedes im Register „Lions“:

Lions Information

Finde den falschen Eintrag in dem Teil, der die Statusliste enthält:

Invalid start and end dates for a status

In diesem Beispiel beginnt der Status am 31.12.2012 und endet ein Jahr vorher am 01.12.2011.

Klicken Sie auf die Statuslinie, um die Akte zu bearbeiten und korrigieren Sie das Start-und Enddatum.

Fehler: Das Mitglied hat mindestens einen Status, das vom Club nicht definiert worden ist

Problem: Jeder Status in LionsBase ist an einen Club gebunden um einen detaillierten Lions-Lebenslauf zu haben. Dieses Problem entsteht wenn ein Status definiert wurde, ohne die entsprechende Clubverbindung herzustellen.

Lösung Um das Problem zu lösen, öffnen Sie die Akte des Mitgliedes im Register „Lions“:

Lions Information

Finde den falschen Eintrag in dem Teil, der die Statusliste enthält:

Invalid Status

Klicken Sie auf die Statuslinie um die Akte zu bearbeiten und wählen Sie in der Drop-down-Liste einen Club.

Fehler: Mitglied ist nicht mehr aktiv doch es bekam keinen inaktiven Status (wie zum Beispiel „ausgetreten“ oder „verstorben“)

Problem: Das Mitglied ist inaktiv aber ohne inaktiven Status. Dies kommt vor, wenn alle aktiven Status beendet wurden aber kein inaktiver Status wie „ausgetreten“ oder „verstoben“ gesetzt wurde.

Lösung Um das Problem zu lösen, öffnen Sie die Akte des Mitgliedes im Register „Lions“:

Lions Information

Finde den Abschnitt, der die Statusliste enthält, Sie sehen dann etwas Ähnliches wie hier mit all den vergangenen Status:

All active statuses are in the past

Erstellen Sie einen neuen Status im aktuellen Club mit einem passenden Datum und einem Inaktiv-Status, wie zB “ ausgetretenes Mitglied“:

Detail of a resigned status

Fehler: Das Mitglied ist inaktiv aber es fehlt der Verlauf seiner früheren Status

Problem: Das Mitglied ist inaktiv, aber der Verlauf seiner früheren Status im entsprechend Club wurden gelöscht. Dies passiert, wenn Sie den aktiven Status direkt, zB auf „Ausgetretenes Mitglied“ ändern anstatt einen neuen Datensatz für das Mitglied zu erstellen.

Lösung: Korrigieren Sie den Verlauf der früheren Status, indem Sie mindesten einen aktiven Status-Datensatz mit Start- und Enddatum erstellen.

Mitgliedsfunktion

Fehler: Eine Funktion ist falsch definiert

Problem: Jeder Status in LionsBase ist an einen Club, Zone, Region, Distrik oderMulti-Distrikt gebunden, um einen detaillierten Lions-Lebenslauf zu haben. Dieses Problem entsteht wenn entweder die Funktionslinie nicht der effektiven Funktion entspricht oder die Funktionsstufe (Club, Zone…) falsch oder unbestimmt ist.

Lösung Um das Problem zu lösen, öffnen Sie die Akte des Mitgliedes im Register „Lions“:

Lions Information

Finde den falschen Eintrag in dem Abschnitt, der die Statusliste enthält:

Invalid Function

Klicken Sie auf die Funktionslinie um die Akte zu bearbeiten und versichern Sie sich, dass die Funktion (Clubpräsident, Sekretär,…) richtig gesetzt ist:

Function Line is missing the Related Function

In diesem Beispiel ist die Funktion selbst nicht definiert worden.

Versichern Sie sich zusätzlich, dass die Stufe definiert ist. Zum Beispiel, das Mitglied kann nur Clubpräsident eines bestimmten Clubs sein, falls kein Club erwähnt ist, wird die Funktion als unvollständig betrachtet.

Fehler: Es ist immer noch ein Status aktiv, während das Mitglied nicht mehr aktiv ist

Problem: Das Mitglied ist inaktiv hat aber immer noch eine aktive Funktion, die nicht beendet wurde.

Lösung Um das Problem zu lösen, öffnen Sie die Akte des Mitgliedes im Register „Lions“:

Lions Information

Finden Sie den Abschnitt, der die Funktionen enthält und schauen Sie auch die Statusliste an, Sie werden etwas Ähnliches sehen wie hier; ein inaktives Mitglied das aber noch mindestens eine Funktion offen hat:

A function is still active

In diesem Beispiel ist das Mitglied am 01.01.2013 zurückgetreten, ist aber immer noch Clubpräsident.

Klicken Sie auf die Funktion „Club Präsident“ um die Akte zu bearbeiten und setzen ein Enddatum.

Fehler: In der Funktion wurde das Anfangs-mit dem Enddatum verwechselt

Problem: Eine Funktion hat ein Enddatum, das älter oder gleich des Startdatums ist.

Lösung Um das Problem zu lösen, öffnen Sie die Akte des Mitgliedes im Register „Lions“:

Lions Information

Finde den falschen Eintrag in dem Abschnitt, der die Statusliste enthält:

Invalid start and end dates for a function

In diesem Beispiel beginnt die Funktion am 01.01.2013 und endet ein Jahr vorher am 01.07.2012.

Klicken Sie auf die Funktionslinie, um die Akte zu bearbeiten und korrigieren Sie das Start-und Enddatum.

Fehler: Das Mitglied hat mindestens eine Funktion, deren Stufe nicht mit der gewählten Einheit übereinstimmt (zB eine Distrikt-Funktion unter dem Club)

Problem: Jede Funktion in LionsBase ist an einen Club, Zone, Region, Distrik oderMulti-Distrikt gebunden, um einen detaillierten Lions-Lebenslauf zu haben. Dieses Problem entsteht wenn eine gegebene Funktionsstufe (zB eine Distriktfunktion wie „Distrikt Governor“) nicht in Verbindung mit der effektiven Stufe steht, also meistens auf Clubniveau.

Lösung Um das Problem zu lösen, öffnen Sie die Akte des Mitgliedes im Register „Lions“:

Lions Information

Finde den falschen Eintrag in dem Abschnitt, der die Statusliste enthält:

Invalid Function

Klicken Sie auf die Funktionslinie um die Akte zu bearbeiten und vergewissern Sie sich das die Stufe richtig gesetzt ist:

Invalid Function Level

In diesem Beispiel kann die Funktion „Distrikt Governor“ nicht mit dem Club „Wien City“ verknüpft werden sondern mit dem Distrikt des Lions Club Wie City, nämlich „114 O“:

Corrected Function Level

Familieneinheit

Fehler: Lions-Familie hat keinen Head der Familie

Problem: Jede Lions Familie braucht ein Familienoberhaupt, wie vom Lions Club International angegeben.

Lösung Um das Problem zu lösen, öffnen Sie die Akte des Mitgliedes im Register „Lions Familie“:

Configuration of a Lions Family

Und bezeichnen Sie ein Clubmitglied als Familenoberhaupt:

Choosing a head of family

Fehler: Die Lions-Familie kann nicht aus einem einzelnen Mitglied bestehen

Problem: Falls ein Familienmitglied zurücktritt, kann es vorkommen, dass die Lionsfamilie nur noch aus einem einzigen Mitglied besteht.

Lösung: Da dies nun keine „Familie“ mehr ist, muss die Lions-Familie-Konfiguration gelöscht werden (LionsBase behält die Verlaufs-Nachverfolgung davon nicht, denn der einzige Zweck der Lionsfamilie ist Kosten zu senken, falls die Mitglieder vom Lions Club International angeschrieben werden).

Fehler: Mindestens ein Mitglied der Lions-Familie ist nicht Club Mitglied

Problem: Falls ein Familienmitglied den Club wechselt, wenn zum Beispiel ein Kind zuerst im Club der Eltern war und dann wegzieht, so bekommt die Lionsfamilie einen Hinweis auf ein externes Mitglied.

Lösung: Familienmitglieder müssen gemäss Lions Club International im gleichen Club beheimatet sein. Die Familien-Konfiguration muss daher aktualisiert werden um die Tatsache wiederzuspiegeln, dass ein Mitglied die Familie verlassen hat.

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