Anweisungen¶
Die Verwaltung einer Konferenz ist eine komplexe Aufgabe, die viele verschiedene Aspekte umfasst. Dieses Kapitel wird Sie durch den Prozess der Erstellung einer Konferenz in LionsBase führen.
Der Hauptunterschied zwischen einer „Konferenz“ und einer normalen „Veranstaltung“ besteht darin, dass eine Konferenz in der Regel für den jährlichen Distrikt- und Multidistriktkongress verwendet wird, bei dem es um Abstimmungen geht. Das bedeutet, dass das System in der Lage sein muss, Eintrittskarten für die Teilnehmer zu erstellen und diese am Eingang der Konferenz zu scannen.
Darüber hinaus muss der Teilnehmer die Möglichkeit haben, sich individuell für die verschiedenen Teile der Konferenz anzumelden, z. B. für das Gala-Dinner, die Generalversammlung, die Workshops usw.
Und da an einem Lions-Kongress sowohl ausländische Lions als auch Nicht-Lions-Gäste teilnehmen können, muss das System in der Lage sein, ein „Gästeprogramm“ zu verwalten, das sich in der Regel nur an diese Gäste richtet.
Erstellen einer Basiskonferenz¶
Erstellen Sie einen neuen Ereigniseintrag und konfigurieren Sie ihn wie folgt:
Art der Veranstaltung: Veranstaltung mit Anmeldung und Fragen
Natur: Nationale Konvention
Zusätzliche Optionen:
Erlaube externe Gäste/Partner
Persönliche Tickets erstellen (einschließlich QR-Code)
Rechnungen erstellen (dies ist optional, wird aber empfohlen)
Wir können die Schritte zur Erstellung einer Konferenz wie folgt zusammenfassen:
Legen Sie dann die Daten und Zeiten für die gesamte Konferenz fest. Ein nationaler Kongress in der Schweiz dauert normalerweise von Donnerstag (für die Gouverneure) bis Samstag (für alle Teilnehmer). Die Konferenz/Veranstaltung erstreckt sich also über drei Tage.
Wählen Sie einen sinnvollen Anmeldetermin, in der Regel nur wenige Tage vor Beginn der Konferenz. Dies ist wichtig, da sich die meisten Teilnehmer erst in letzter Minute anmelden. Aber keine Sorge, es gibt zusätzliche Optionen, die es Frühbuchern ermöglichen, sich zu einem reduzierten Preis anzumelden!
Wechseln Sie dann zur Registerkarte „Erweiterte Informationen“ und konfigurieren Sie eine oder mehrere Zielgruppen. Wir empfehlen Ihnen, zunächst mit einigen „Test“-Zielgruppen zu arbeiten, um sicherzustellen, dass der Registrierungsprozess wie erwartet funktioniert. Sobald Sie sicher sind, dass alles wie erwartet funktioniert, können Sie die endgültige(n) Zielgruppe(n) auswählen, in der Regel „Alle Mitglieder“.
Vorbereitung des Programms der Konferenz¶
Das Programm der Konferenz oder des nationalen Kongresses ist in der Regel in mehrere Teile gegliedert, und wir schlagen vor, diese nach Tagen zu „gruppieren“ und eventuell zu trennen, wenn sie nur für Gäste oder Mitglieder bestimmt sind.
Ein Programm sieht wie folgt aus:
Jeder Teil des Programms sollte als eigene „Frage“ konfiguriert werden:
Verwenden Sie den Typ „Titel“ für die Gruppen oder Abschnitte (in grün)
Verwenden Sie den Typ „Kontrollkästchen (Ja/Nein-Antworten)“ für alle anderen Teile des Programms. Darüber hinaus sollten Sie die Frage als „Meta-Ereignis“ kennzeichnen.
Dies ist im folgenden Screenshot dargestellt:
Wenn Sie eine Frage als „Meta-Ereignis“ kennzeichnen, können Sie diese „Frage“ mit vielen zusätzlichen Optionen wie Start- und Enddatum, Ort (Raum XYZ), Preis usw. genau steuern.
Hinweis
Wir schlagen vor, dass Sie einen aussagekräftigen Titel für die Frage verwenden, z. B. „Gala-Dinner“ oder „Generalversammlung Distrikt 102W“, und dass Sie diesen Titel sowohl für die Felder „Frage oder Text“ als auch „Erlaubte Antworten/Optionen“ dieser Frage (oder Meta-Veranstaltung) verwenden:
Wie Sie weiter unten lesen werden, ist die Konfiguration der Meta-Veranstaltung von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass der Anmeldeprozess wie erwartet funktioniert. Sie können die Anmeldung auf bestimmte Zielgruppen beschränken, einen Preis festlegen und vieles mehr. Um Ihnen zu helfen, den Überblick über die verschiedenen Teile des Programms zu behalten, zeigt LionsBase einige Symbole neben dem Titel an. Diese zeigen an, ob es Beschränkungen für die Teilnehmerzahl gibt, ob ein Preis festgelegt wurde, usw.
Zielgruppen¶
Um eine bestimmte Gruppe von Teilnehmern anzusprechen, können Sie auf die Registerkarte „Zugang“ der entsprechenden Frage (oder Meta-Veranstaltung) wechseln und die Zielgruppe konfigurieren.
Typische Zielgruppen sind:
Einige Funktionsgruppen (z. B. „Gouverneursrat“)
Distrikt XYZ für die entsprechende Generalversammlung
„Lions/LEO-Mitglieder“ für allgemeine Veranstaltungen wie das Gala-Dinner oder einige Workshops
„Gäste“ (und/oder „Externe Gäste“) für Veranstaltungen, die nicht für Lions-Mitglieder, sondern nur für Gäste gedacht sind
Sie können natürlich mehrere Zielgruppen für eine einzige Frage (oder Meta-Veranstaltung) zusammenfassen. Zum Beispiel ist das Gala-Dinner wahrscheinlich für alle Lions- und LEO-Mitglieder und deren Gäste offen.
Einräumung von Stimmrechten¶
Wenn es sich bei der Meta-Ereignis um eine Generalversammlung handelt, müssen Sie den Teilnehmern das Stimmrecht gewähren. Wechseln Sie dazu auf die Registerkarte „Allgemein“ der entsprechenden Frage und schalten Sie die Option „Quorum erforderlich“ ein:
Wechseln Sie dann zurück zur Registerkarte „Zugang“, wo Sie zwei Möglichkeiten sehen, die Teilnehmer wie unten beschrieben anzusprechen:
Beschränken Sie die Frage auf folgende Mitglieder. Wählen Sie eine beliebige Gruppe, die an der Generalversammlung teilnehmen darf. Dazu gehören in der Regel alle Mitglieder eines Distrikts.
Stimmrecht nur für die folgenden Mitglieder. Wählen Sie die Gruppe der Mitglieder, die in der Generalversammlung abstimmen dürfen. Dazu gehören in der Regel nur die Delegierten des entsprechenden Distrikts, wenn es sich bei der Frage (oder dem Meta-Ereignis) um eine Generalversammlung eines Distrikts handelt, oder die Lions-Mitglieder aller Distrikte (aber nicht die LEO-Mitglieder!) für die Generalversammlung des Multidistrikts.
Sie werden eine „Distrikt“-Zielgruppe für die Delegierten verwenden, aber intern berücksichtigt das System nur die N ersten Mitglieder jedes Clubs, die am Eingang erscheinen, und betrachtet sie als Delegierte, basierend auf der Anzahl der zulässigen Delegierten für diesen Club.
Darüber hinaus sollten Sie auf die Registerkarte „Überprüfung“ wechseln und die „Überprüfer der Teilnehmer“ als die verschiedenen Mitglieder konfigurieren, die am Eingang der Generalversammlung stehen und die Tickets der Teilnehmer dank des QR-Code-Scanners in der mobilen LionsBase-Anwendung überprüfen werden.
Der QR-Code-Scanner markiert den Teilnehmer als „anwesend“ und zeigt dem Prüfer eine Nachricht an, ob dieser Teilnehmer abstimmen darf oder nicht, also eine Stimmkarte oder ähnliches erhalten soll.
Preise¶
Wenn Sie für einige Teile der Konferenz eine Gebühr erheben möchten, können Sie den Preis auf der Registerkarte „Preise“ der entsprechenden Frage (oder Meta-Ereignis) konfigurieren.
Hinweis
Jedes Mal, wenn Sie einen Preis, eine Pauschale (siehe unten) oder Frühbucherrabatte konfigurieren, zeigt das System den Teilnehmern automatisch eine Tabelle mit den verschiedenen Preisen und Optionen. Dies ist im folgenden Screenshot dargestellt:
Pauschalpreise¶
Manchmal möchten Sie vielleicht einen Pauschalpreis für eine Gruppe von Meta-Ereignisse berechnen. Sie können zum Beispiel einen Preis für die Teilnahme an der Distrikt-Generalversammlung oder an der Multidistrikt-Generalversammlung verlangen, und in beiden sollte die Gebühr für das Mittagessen enthalten sein, während Gäste sich auch nur für das Mittagessen anmelden können, das dann separat berechnet wird.
Gehen wir davon aus, dass die folgenden Gebühren anfallen:
Mittagessen allein: CHF 45.00 (die Währung hängt automatisch von Ihrem Land ab)
Jede Distrikt-Generalversammlung, inkl. Mittagessen: CHF 120.00
Multidistrikt-Generalversammlung, inkl. Mittagessen: CHF 120.00
Darüber hinaus sollte die Teilnahme an der Distrikt- und Multidistrikt-Generalversammlung nur einmal berechnet werden, d.h. CHF 120.00.
Um dies zu erreichen, müssen Sie dem Meta-Ereignis, das dem Mittagessen entspricht, den Preis von CHF 45.00 zuweisen (unter der Registerkarte „Preise“ dieser Frage) und die Option „Preise werden durch Pauschalpreise abgedeckt“ ankreuzen:
Sie sollten die Veranstaltung speichern und dann zur Registerkarte „Preise“ der Veranstaltung wechseln und die Pauschalpreise konfigurieren.
Ein Pauschalpreis ist ein bestimmter „Paketpreis“, ähnlich wie die Preise, die mit den Meta-Ereignissen verbunden sind (das Mittagessen in unserem Beispiel) und zwei Listen, die die Meta-Ereignisse spezifizieren, für die der Pauschalpreis gelten soll, und die Meta-Ereignisse, die als „gebührenfrei“ gelten sollen, wenn der Pauschalpreis angewendet wird.
Das System lässt Sie automatisch zwischen den verschiedenen Meta-Ereignisse wählen, bei denen im Abschnitt „Preise“ für die erste Liste die Option „Preise werden durch Pauschalpreise abgedeckt“ angekreuzt ist.
In unserem Beispiel wollen wir für die Teilnahme an einer Distriktsversammlung CHF 120.00 verlangen und das Mittagessen kostenlos anbieten. Für die Teilnahme an einer Multidistrikt-Generalversammlung möchten wir ebenfalls keine Kosten berechnen. Dazu erstellen wir einen Pauschaleintrag, den wir z.B. „Distrikt-Generalversammlung“ nennen, konfigurieren den Preis auf CHF 120.00 für alle (eventuell mit einem Rabatt auf den „Lions“-Preis für „LEO“-Mitglieder) und wählen die verschiedenen Distrikt-Meta-Ereignis aus:
Wie im Screenshot oben beschrieben, bedeutet dies, dass der Pauschalpreis von CHF 120.00 für die Anmeldung zu einer dieser Meta-Ereignis gilt.
Bemerkung
Zur Verdeutlichung: Ein Teilnehmer, der sich beispielsweise für zwei der ausgewählten Meta-Ereignisse anmeldet, muss für jedes dieser Ereignisse bezahlen, also CHF 240.00. Da ein Teilnehmer nicht an verschiedenen Bezirksversammlungen teilnehmen soll, die in der Schweiz zur gleichen Zeit stattfinden, ist dies kein Problem. Wenn dies jedoch der Fall ist, sollten Sie für jede der verschiedenen Gruppen von Meta-Ereignissen eine separate Pauschale erstellen.
Dann sollten Sie das Mittagessen und die Multidistrikt-Generalversammlung als „kostenlose“ Meta-Ereignisse auswählen:
In ähnlicher Weise sollten Sie eine weitere Pauschale für die Multidistrikt-Generalversammlung erstellen, wobei Sie diesmal nur diese Meta-Ereignis als von der Pauschale abgedeckt auswählen und das Mittagessen als „gebührenfreie“ Meta-Ereignis betrachten.
Hinweis
In diesem Fall brauchen Sie die Meta-Ereignissen der Bezirksversammlung nicht „gebührenfrei“ zu machen, denn das System sucht nach den verschiedenen Pauschalen und wendet die erste an, die der Anmeldung entspricht.
Rabatte bei frühzeitiger Anmeldung¶
Auf der Registerkarte „Preise“ der Veranstaltung selbst können Sie Frühbucherrabatte einrichten. Dies ist nützlich, um die Teilnehmer zu ermutigen, sich frühzeitig anzumelden, und um die Konferenz effizienter zu planen.
Sie können bis zu zwei verschiedene Frühbucherrabatte konfigurieren, die sich nach dem Datum der Anmeldung richten:
Für jede Frage (oder Meta- Ereignis) können Sie einstellen, ob die Frühbucherrabatte gelten sollen. Dies geschieht auf der Registerkarte „Preise“ der entsprechenden Frage, indem Sie „Frühbucherrabatte anwenden“ anklicken:
Rechnungen¶
Wenn Sie die Veranstaltung so konfiguriert haben, dass Rechnungen erstellt werden, erstellt das System automatisch (Clubs-)Rechnungen für die Teilnehmer und berücksichtigt dabei die verschiedenen Optionen, z. B. die Frühbucherrabatte, die Pauschalpreise usw.
Im Veranstaltungsdatensatz wird eine zusätzliche Registerkarte „Rechnung“ angezeigt, auf der Sie die Rechnungseinstellungen konfigurieren können, z. B. den „Absender“, die IBAN-Nummer, die Mehrwertsteuer usw.
Ähnlich wie die Prüfer der Teilnehmer sollten Sie einige Mitglieder mit der Verwaltung der Rechnungen beauftragen. So können sie nach der Veranstaltung die Rechnungen erstellen und sie an die Clubs und die externen Gäste schicken.
Die Erstellung der Rechnungen erfolgt, indem man die Website des eigenen Clubs besucht und die Liste der Teilnehmer der Veranstaltung aufruft. Das System zeigt eine Schaltfläche zur Erstellung der Rechnungen für die Teilnehmer an.
Bemerkung
Für jeden Club wird eine PDF-Datei erstellt, in der alle Teilnehmer und Gäste sowie der zu zahlende Betrag und die gewählten Optionen aufgeführt sind.
Die PDF-Dateien werden nach Distrikte gruppiert.
Es wird eine Kontrollliste (Excel-Datei) erstellt, die einen Überblick über alle Rechnungen gibt und die Details für externe Gäste, die keinem Club angehören, manuell und separat in Rechnung stellt.
Das Ganze wird in eine ZIP-Datei gepackt, die Sie herunterladen können.