Gérer les informations d’un membre¶
Pour mettre à jour un profil de membre, ouvrez le dossier de stockage LionsBase de votre club, cherchez l’enregistrement du membre correspondant et éditez-le.
Les différentes informations du profil d’un membre sont groupées par onglet :
Général: Informations générales sur le membre telles que noms et date de naissance
Privé: Adresse, e-mail et numéros de téléphone privés
Professionnel: Adresse, société et numéros de téléphone professionnels
Lions: Informations liées au lionisme telles que l’historique des statuts et des fonctions
Divers: Différentes autres informations
Accès: Gestion des accès LionsBase
Informations générales¶
Ce formulaire vous permet de gérer les informations générales du membre. L’écran est divisé en deux parties :
Les informations générales du membre à proprement parler :
L’adresse électronique d’un membre dans cet onglet général est considérée comme l’adresse électronique principale et est utilisée pour contacter les membres par courrier électronique et par le biais de la lettre d’information (newsletter). Des adresses électroniques supplémentaires peuvent être saisies à des fins d’information dans l’onglet privé et professionnel.
Partenaire¶
Le ou la partenaire d’un membre peut être défini-e à l’aide d’une relation réelle ou librement :
Comme vous pouvez le remarquer sur l’image précédente, la date de naissance d’un partenaire peut être définie de façon incomplète en omettant l’année.
Indication
La relation réelle doit être utilisée à la place des informations libres si le ou la partenaire est également membre des Lions. Cela garantit la synchronisation automatique des informations et vous permet, entre autres, de naviguer vers la page de profil du ou de la partenaire à partir de LionsBase mobile. En outre, si vous invitez votre partenaire, il ou elle recevra également l’événement dans son calendrier Lions personnel.
Voici quelques considérations internes (et plus techniques) concernant les deux façons de spécifier le ou la partenaire :
lorsque vous définissez une relation de partenariat, tous les autres champs du ou de la partenaire (prénom, nom, e-mail et date d’anniversaire) sont automatiquement effacés lors de l’enregistrement ;
en même temps, la relation miroir sera ajoutée au ou à la partenaire correspondant ;
cependant, les champs miroirs correspondants (prénom, …) à l’autre extrémité ne seront pas effacés.
La raison en est que si vous attribuez temporairement le ou la mauvais-e partenaire et que vous sauvegardez, l’effacement des champs miroirs entraînerait effectivement une perte d’informations après votre correction. Dans ce cas, seule la relation est définie et aura bien entendu la priorité sur les données définies de manière statique. Ces informations inutiles pour le ou la partenaire ne seront supprimées que lorsque la fiche de l’autre membre sera mise à jour.
Informations privées¶
Ce formulaire vous permet de gérer les informations privées du membre.
Pays et canton / canton/état privé¶
Oak Brook impose que l’état soit défini lorsque le pays privé est les Etats-Unis ou le Canada. Pour tous les autres pays, le choix d’un canton/état est laissé à votre appréciation.
Informations professionnelles¶
Ce formulaire vous permet de gérer les informations professionnelles du membre.
Classification d’activité¶
NACE est l’acronyme utilisé pour désigner les différentes nomenclatures statistiques des activités économiques développées depuis 1970 dans l’Union européenne. NACE fournit le cadre pour recueillir et présenter un large éventail de données statistiques selon l’activité économique dans les domaines des statistiques économiques (p. ex. production, emploi, comptes nationaux) et dans d’autres domaines statistiques.
Les statistiques produites sur la base de NACE sont comparables au niveau européen et, en général, au niveau mondial. L’utilisation de la classification NACE est obligatoire au sein du système statistique européen.
NACE est l’équivalent européen du standard mondial ISIC. Au niveau national, les pays sont libres de modéliser leur propre classement pour prendre en compte les besoins des divers intervenants. Par exemple, en Suisse, cette norme est nommée NOGA 2008 et s’inspire de NACE rev.2. En Autriche, elle est nommée ÖNACE 2008 (ou OENACE 2008).
Des outils en ligne sont disponibles pour trouver rapidement le code correspondant à une activité donnée :
Suisse : http://www.kubb2008.bfs.admin.ch/?lang=fr (KUBB 2008)
Autriche : http://www.statistik.at/KDBWeb/kdb_Einstieg.do > Economic activities > OENACE 2008
Autres pays : voir http://unstats.un.org/unsd/cr/ctryreg/ctrylist2.asp?rg=7
LionsBase stocke le code comme une série de chiffres uniquement, ce qui signifie que si le code que vous obtenez de votre classification nationale est, par exemple, « A 01.23 » (ce qui correspond à la culture des agrumes), vous devrez laisser de côté le préfixe (qui est juste une manière redondante d’organiser la classification sous-jacente) et entrer « 0123 » dans le champ.
Pays et canton/état professionnel¶
Oak Brook impose que l’état soit défini lorsque le pays professionnel est les Etats-Unis ou le Canada. Pour tous les autres pays, le choix d’un canton/état est laissé à votre appréciation.
Informations relatives au Lions Clubs International¶
Cet onglet regroupe toutes les informations relatives au Lions Clubs International comme l’identifiant international ou les parrains du membre.
Le champ « Code de fonction Lions » devrait être utilisé pour stocker un titre Lions honorifique tel que (mais non limité à) : CC, PCC, DG, PDG, ID, PID. Ce titre honorifique servira souvent de préfixe au nom du membre dans les listes.
Les fonctions et statuts courants sont affichés en gras et précédés d’un petit triangle . Les fonctions et statuts échus sont affichés en italique.
Les enregistrements de fonction, statut et distinction peuvent être modifiés en cliquant sur leur libellé. Cela les « étend » et vous permet d’accéder aux détails.
Pour ajouter une nouvelle fonction, status ou distinction, cliquez sur le lien correspondant « Créer nouveau » au début de la liste.
Les modifications de ces enregistrements de fonctions, statuts ou distinctions sont stockées en même temps que le membre lorsque vous sauvegardez les changements d’un membre. Vous pouvez bien entendu vous déplacer d’un onglet à un autre et enregistrer vos changements en une seule fois lorsque toutes vos modifications ont été effectuées.
Fonctions¶
La figure suivante montre les détails d’une fonction.
Chaque fonction requière une date de début, qui est typiquement le 1er juillet pour être en phase avec l’année Lions. La date de fin n’est fréquemment pas connue à l’avance et peut donc être laissée vide.
Si la fonction que vous voulez assigner n’est pas présente dans la liste déroulante des fonctions disponibles, veuillez prendre contact avec votre Multi-District LionsBase Master.
Le type d’appartenance vous permet — si la fonction l’autorise — de choisir librement si la fonction doit faire partie du comité (standard), des chargé-e-s de mission du comité (fonctions spéciales) ou des réviseurs des comptes. Votre Multi-District LionsBase Master est responsable pour activer ou désactiver cette option, fonction par fonction.
Statut¶
La figure suivante montre les détails d’un statut.
LionsBase vous permet de stocker toute la vie Lions de votre membres. Vous pouvez créer et gérer des statuts passés pour tous vos membres. En fait, vous devriez toujours penser à ajouter de nouveaux statuts et jamais modifier les statuts existants sauf pour corriger les dates de début et/ou de fin. Vous pouvez bien sûr supprimer des statuts invalides que vous avez créés par erreur ou que vous avez dupliqués mais vous ne devriez jamais supprimer un statut existant dans le but de « faire de la place » pour un nouveau ; si le membre change son statut de « membre actif » à « membre à vie » ou qu’il démissionne de son club, vous devriez garder tout l’historique et ne pas le réduire à un unique statut. À un moment donné vous voudrez certainement savoir quand un membre a changé son statut de A à B. De plus, comme les informations des membres sont synchronisées vers Oak Brook, aux Etats-Unis (Lions Clubs International), le fait d’écraser des statuts ensemble pourrait provoquer de gros problèmes lors de la synchronisation des données.
Il peut arriver qu’un membre débute dans un club étranger et que ce club n’est pas disponible dans la liste déroulante de tous les clubs. Si tel est le cas, veuillez prendre contact avec votre Multi-District LionsBase Master.
La date de fin d’un statut actif est par définition inconnue et peut donc être laissée vide. Le statut précédent se termine généralement le jour précédent le début du nouveau statut.
Avertissement
Si un membre est considéré comme « actif » dans deux clubs en même temps (par exemple avec un statut membre actif dans son club principal et un statut membre associé dans l’autre), il apparaîtra dans la liste des membres des deux clubs mais son profil ne peut être géré que depuis son club principal. La raison de cette limitation est que TYPO3 a besoin d’un dossier de stockage unique pour les enregistrements (l’icône de dossier avec une icône noire) et LionsBase utilise pour cela le Lions Club principal.
Membre à vie¶
Certains membres peuvent être promus « membres à vie ». Auparavant, il s’agissait d’un statut spécifique dans LionsBase, au même titre que « membre actif » ou « membre honoraire ». Cela a changé en février 2020 et ce statut est désormais géré comme un attribut pour le membre correspondant. En fait, il s’est avéré que le Lions Clubs International garde un enregistrement avec le statut standard du membre (Actif, Privilégié, Honoraire, …) et un attribut indiquant que le membre est considéré comme un membre à vie depuis <une certaine date>.
Si vous souhaitez promouvoir un membre au sein de votre club et en faire un membre à vie, vous devez suivre la procédure ci-dessous :
Votre club doit remplir une demande et l’envoyer au LCI.
À un moment donné, le LCI l’approuvera et le membre correspondant sera marqué comme membre à vie dans MyLCI.
Une lettre sera envoyée au Secrétariat Général / au GMT de votre district multiple, et naturellement à votre club.
Un District LionsBase Master (ou un Multi-District LionsBase Master) mettra manuellement à jour l’enregistrement du membre dans LionsBase.
Cela signifie qu’en tant que Club LionsBase Master, vous n’avez rien à mettre à jour pour le membre correspondant ! Votre club aura juste le bonheur de préparer une belle cérémonie pour ce membre.
Statuts spéciaux¶
LionsBase supporte quelques statuts spéciaux supplémentaires, à savoir « Membre fonctionnel » et « Membre service ». Avant toute chose, veuillez remarquer qu’aucun de ces statuts ne sera synchronisé avec Oak Brook, LCI.
Membre fonctionnel
S’affiche comme membre actif dans les listes sur le site (p. ex. la liste des membres)
N’est pas compté comme un membre réel dans les statistiques
Ne peut pas s’authentifier (ni frontend ni backoffice)
Membre service
Ne s’affiche jamais dans aucune liste (p. ex. la liste des membres)
N’est pas compté comme un membre réel dans les statistiques
Peut s’authentifier (frontend et/ou backoffice)
Indication
Les membres services sont particulièrement utiles lorsque des personnes externes, non-Lions, devraient être en mesure de gérer certaines parties de LionsBase (membres, actions, …) ; p. ex. à un niveau de district ou district multiple.
Distinctions¶
La figure suivante montre les détails d’une distinction.
Divers¶
Quelques champs additionnels :
Affichage public¶
La case à cocher « Affichage public » est cochée par défaut pour tous les membres. Elle permet de rendre accessible le membre dans les affichages publics. Un exemple typique d’un tel affichage public est la page « Membres » qui est disponible pour tous les clubs sans être authentifié. Les champs exacts qui sont affichés doivent être directement configurés dans le plugin des membres.
Note
Veuillez remarquer : L’état d’activation de cette case à cocher n’est pris en compte que pour les utilisateurs anonymes ; les membres authentifiés verront la liste complète des membres indépendamment de l’état de cette case à cocher. De plus, l’état de cette case à cocher n’est pris en compte que pour la liste des membres du club, pas pour la liste des membres du comité où ils seront systématiquement affichés sans tenir compte de l’état de cette case à cocher.
Avertissement
En Autriche, cette case à cocher est respectée lorsqu’il s’agit d’exporter la liste des membres pour l’annuaire des membres, comme demandé en novembre 2016.
Droits d’accès¶
Ce dernier onglet vous permet de gérer les informations d’identification LionsBase du membre correspondant. Des champs supplémentaires pour les autorisations du membre courant sont disponibles si vous êtes authentifié en tant que District LionsBase Master et sont décrits dans le chapitre Autorisations du membre.
Le nom d’utilisateur devrait être l’adresse e-mail principale du membre et peut facilement être copiée en cliquant sur le bouton situé à côté du champ. Si le membre n’a pas d’adresse e-mail, nous autorisons un nom d’utilisateur utilisant un format spécial à la place : <prénom>.<nom>@lionbase (p. ex. franz.muster@lionsbase). L’unicité du nom d’utilisateur sera vérifiée au moment de l’enregistrement.
Indication
Si vous obtenez soudainement un « 0 » ajouté à votre nom d’utilisateur lorsque vous sauvegardez (par exemple, franz.muster@sunburst-ltd.ch0 avec le nom d’utilisateur que vous voyez dans la capture d’écran ci-dessus), cela signifie que TYPO3 a détecté que votre nom d’utilisateur n’est en fait pas unique et a ajouté un « 0 » pour le rendre à nouveau unique. Cela signifie qu’un autre membre utilise déjà ce même nom d’utilisateur. Cela peut arriver si le même membre est présent deux fois dans le système. Dans ce cas, vous devriez probablement éditer l’autre membre et changer son nom d’utilisateur en quelque chose d’autre afin que le nom d’utilisateur soit « libre » d’être utilisé à nouveau.
Le mot de passe du membre peut être réinitialisé depuis ce formulaire mais la meilleure façon de procéder est de demander au membre lui-même de changer ou réinitialiser son mot de passe en utilisant le formulaire de récupération du mot de passe.