Comprendre les problèmes

LionsBase exécute régulièrement une tâche pour vérifier l’état des enregistrements de membres. Cette opération permet de s’assurer que l’information est stockée correctement et permet d’effectuer des vérifications supplémentaires basées sur la logique métier Lions qui seraient difficiles voire impossibles à contrôler au moment de l’édition du profil d’un membre.

Si un ou plusieurs problèmes sont détectés, les membres correspondants sont marqués comme étant dans un état inconsistant et ne seront pas synchronisés jusqu’à ce que les problèmes aient été corrigés.

Afin d’aider à corriger les problèmes, une petite description est ajoutée à l’enregistrement des membres et s’affiche à la fois dans le panneau de contrôle du club du membre et dans le rapport général (disponible pour les District et les Multi-District LionsBase Masters) :

Problem Report in the club's dashboad

La description du problème devrait être suffisante pour comprendre ce qui pose problème mais ce chapitre se veut un complément à ces messages et décrit chaque problème en détail, pour le cas où vous auriez besoin d’information supplémentaire.

Informations du membre

Erreur : Le membre n’a pas de code de pays privé

Problème : Le Lions Clubs International (Oak Brook) impose que chaque membre fournisse une référence à son pays.

Solution : Pour corriger ce problème, ouvrez l’enregistrement du membre sur l’onglet « Privé » :

Private Information

Localisez la liste déroulante des pays et assurez-vous que l’un d’eux est sélectionné :

Private Country & State

Vous pouvez également définir le canton/l’état du pays. Pour les membres aux Etats-Unis ou au Canada, cette information est requise.

Erreur : L’adresse préférée (privée ou professionnelle) est incomplète

Problème : Les Club LionsBase Masters peuvent configurer l’adresse préférée d’un membre comme étant soit l’adresse privée, soit l’adresse professionnelle mais l’adresse préférée est incomplète et posera des problèmes d’acheminement avec les services postaux.

Solution : Pour corriger ce problème, ouvrez l’enregistrement du membre sur l’onglet « Divers » :

Miscellaneous Information

Vérifiez quelle adresse a été choisie comme « préférée » :

Preferred Address

Dans notre exemple, c’est l’adresse professionnelle. Maintenant ouvrez l’onglet « Professionnel » :

Business Information

Et vérifiez que :

  • La société (seulement pour une adresse professionnelle)
  • L’adresse (rue) ou la case postale
  • Le code postal
  • La ville
  • Le pays

sont tous correctement définis.

Erreur : Le membre n’est plus actif mais n’a pas de date de sortie

Problème : LionsBase vous permet de stocker l’historique des statuts d’un membre mais en plus, il fournit également un champ pour la date de sortie. Les membres inactifs devraient avoir une date de sortie définie, par souci d’exhaustivité.

Solution : Pour corriger ce problème, ouvrez l’enregistrement du membre sur l’onglet « Lions » :

Lions Information

Dans notre exemple, le membre a démissionné au 01.12.2012 (et est donc inactif depuis lors) :

Resigned Member

Localisez le champ « Date de sortie » et assurez-vous qu’il contient également « 01.12.2012 » :

Exit Date

Statut du membre

Erreur : Le membre n’a aucun statut

Problème : Le membre n’a absolument aucun statut défini.

Solution : Pour corriger ce problème, ouvrez l’enregistrement du membre sur l’onglet « Lions » :

Lions Information

Localisez la partie contenant la liste des statuts et créez-en un comme requis :

Status is missing

Erreur : Au moins un statut actif est en cours alors que le membre n’est plus actif

Problème : Le membre est inactif (p. ex. « démissionnaire ») mais un statut plus vieux ne s’est pas terminé.

Solution : Pour corriger ce problème, ouvrez l’enregistrement du membre sur l’onglet « Lions » :

Lions Information

Dans la partie contenant la liste des statuts, localisez le statut actif qui n’a pas de date de fin :

Active status is still running although the member is inactive

Dans cet exemple, le membre a démissionné au 01.01.2013 but son statut actif (ayant démarré le 01.12.2011) ne s’est pas terminé.

Cliquez sur la ligne de statut pour modifier l’enregistrement et ajoutez une date de fin au statut.

Erreur : Plusieurs statuts actifs

Problème : Plusieurs statuts actifs au sein d’un club ont été détectés.

Solution : Pour corriger ce problème, ouvrez l’enregistrement du membre sur l’onglet « Lions » :

Lions Information

Dans la partie contenant la liste des statuts, localisez les entrées fautives :

Multiple Active Statuses

Corrigez l’histoire du vie Lions du membre, en mettant éventuellement fin à des statuts en en ajoutant ceux qui manquent entre deux.

Erreur : Un statut a un mélange entre dates de début et de fin

Problème : Un statut a une date de fin qui est plus vieille ou égale à la date de début.

Solution : Pour corriger ce problème, ouvrez l’enregistrement du membre sur l’onglet « Lions » :

Lions Information

Dans la partie contenant la liste des statuts, localisez l’entrée fautive :

Invalid start and end dates for a status

Dans cet exemple, le statut débute au 31.12.2012 et se termine un an plus tôt le 01.12.2011.

Cliquez sur la ligne de statut pour modifier l’enregistrement et corrigez les dates de début et de fin.

Erreur : Le membre a au moins un statut dont le club n’est pas défini

Problème : Chaque statut dans LionsBase est associé à un club afin de pouvoir fournir un historique détaillé de la vie Lions d’un membre. Ce problème apparaît lorsque qu’un statut a été défini sans fournir de relation vers le club correspondant.

Solution : Pour corriger ce problème, ouvrez l’enregistrement du membre sur l’onglet « Lions » :

Lions Information

Dans la partie contenant la liste des statuts, localisez l’entrée fautive :

Invalid Status

Cliquez sur la ligne de statut pour éditer l’enregistrement et sélectionnez un club dans la liste déroulante des clubs.

Erreur : Le membre n’est plus actif mais n’a pas de statut inactif (comme « démissionnaire » ou « décédé »)

Problème : Le membre est inactif mais sans statut inactif. Cela arrive si tous ses statuts actifs sont échus mais un statut inactif tel que « démissionnaire » ou « décédé » n’est pas présent.

Solution : Pour corriger ce problème, ouvrez l’enregistrement du membre sur l’onglet « Lions » :

Lions Information

Trouvez la partie contenant la liste des statuts, vous devriez voir quelque chose similaire à ceci, avec tous les statuts définis dans le passé :

All active statuses are in the past

Créez un nouveau statut pour le club courant, avec une date appropriée et un statut inatif, p.ex « Démissionnaire » :

Detail of a resigned status

Erreur : Le membre est inactif mais n’a aucun historique de statuts précédents

Problème : Le membre est inactif mais l’historique des statuts précédents dans le club correspondant a été supprimé. Cela arrive si vous modifiez le statut actif et que vous le changez, p. ex., à « démissionnaire » au lieu de créer un nouvel enregistrement de statut pour le membre.

Solution : Corrigez l’historique des statuts précédents en créant au moins un enregistrement de statut actif avec des dates de début et de fin dans le club correspondant.

Fonction du membre

Erreur : Une fonction est mal définie

Problème : LionsBase associe chaque fonction à un club, une zone, une région, un district ou un multi-district afin de fournir un historique détaillé de la vie Lions du membre. Ce problème apparaît soit si le bloc de fonction ne spécifie pas la fonction elle-même ou si le niveau associé à la fonction (club, zone, …) n’a pas été défini.

Solution : Pour corriger ce problème, ouvrez l’enregistrement du membre sur l’onglet « Lions » :

Lions Information

Dans la partie contenant la liste des fonctions, localisez l’entrée fautive :

Invalid Function

Cliquez sur le bloc de fonction pour éditer l’enregistrement et assurez-vous que la fonction (Président de club, secrétaire, …) est correctement définie :

Function Line is missing the Related Function

Dans cet exemple, la fonction elle-même n’est pas définie.

De plus, assurez-vous que le niveau est défini. Par exemple, le membre peut être président de club mais uniquement pour un club spécifique ; si aucun club n’est défini, la fonction est également considérée comme invalide.

Erreur : Au moins une fonction est en cours alors que le membre n’est plus actif

Problème : Le membre est inactif mais a encore une fonction active, donc une fonction qui n’est pas terminée.

Solution : Pour corriger ce problème, ouvrez l’enregistrement du membre sur l’onglet « Lions » :

Lions Information

Trouvez la partie contenant les fonctions et jetez également un oeil à la liste des statuts, vous devriez voir quelque chose de similaire à ceci ; un membre est inactif mais avec au moins une fonction qui n’est pas terminée :

A function is still active

Dans cet exemple, le membre a démissionné au 01.01.2013 mais est encore président de son club.

Cliquez sur la fonction « Président de club » pour modifier l’enregistrement et définissez une date de fin à la fonction.

Erreur : Une fonction a un mélange entre dates de début et de fin

Problème : Une fonction a une date de fin qui est plus vieille ou égale à la date de début.

Solution : Pour corriger ce problème, ouvrez l’enregistrement du membre sur l’onglet « Lions » :

Lions Information

Dans la partie contenant la liste des fonctions, localisez l’entrée fautive :

Invalid start and end dates for a function

Dans cet exemple, la fonction débute au 01.01.2013 et se termine six mois plus tôt le 01.07.2012.

Cliquez sur la fonction pour modifier l’enregistrement et corrigez les dates de début et de fin.

Erreur : Le membre a au moins une fonction dont le niveau est incompatible avec l’entité sélectionnée (p. ex. une fonction de district mais au sein d’un club)

Problème : LionsBase associe chaque fonction à un club, une zone, une région, un district ou un multi-district afin de fournir un historique détaillé de la vie Lions du membre. Ce problème apparaît si la fonction liée à un niveau donné (p. ex. une fonction de district telle que « Gouverneur de district ») est associée à un niveau qui n’est pas un district, généralement le club du membre.

Solution : Pour corriger ce problème, ouvrez l’enregistrement du membre sur l’onglet « Lions » :

Lions Information

Dans la partie contenant la liste des fonctions, localisez l’entrée fautive :

Invalid Function

Cliquez sur le bloc de fonction pour éditer l’enregistrement et assurez-vous que le niveau est correctement défini :

Invalid Function Level

Dans cet exemple, la fonction « Gouverneur de district » ne peut pas être associée au club « Wien City ». Elle devrait probablement être associée au district du Lions Club Wien City, donc « 114 O » :

Corrected Function Level

Famille Lions

Erreur : La famille Lions n’a pas de chef de famille

Problème : Toutes les unités familiales doivent avoir un chef de famille comme spécifié par le Lions Club International.

Solution : Pour corriger ce problème, ouvrez l’enregistrement d’un des membres de la famille sur l’onglet « Famille Lions » :

Configuration of a Lions Family

Et désignez un membre du club comme chef de famille :

Choosing a head of family

Erreur : La famille Lions ne peut pas être composée d’un seul membre

Problème : Après qu’un membre de la famille a démissionné, il arrive que la famille Lions ne soit plus composée que d’un unique membre.

Solution : Comme ce n’est plus une « famille », la configuration de la famille Lions devrait être effacée (LionsBase n’historise pas cette information car le seul but d’une famille Lions est de diminuer les cotisations lors de l’annonce des membres au Lions Club International).

Erreur : Au moins un membre de la famille Lions n’est pas présent dans le club de ce membre

Problème : Après qu’un membre de l’unité familiale a changé de club, comme par exemple un enfant qui était précédemment dans le même club que ses parents s’émancipe et va vivre ailleurs, la famille Lions a une référence à un membre externe au club.

Solution : Les membres d’une famille doivent appartenir au même club selon les règles édictées par le Lions Club International. La configuration de la famille Lions devrait donc être mise à jour pour refléter le fait qu’un des membres a quitté la famille.

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