Instructions¶
La gestion d’une conférence est une tâche complexe qui implique de nombreux aspects différents. Ce chapitre vous guidera tout au long du processus de création d’une conférence dans LionsBase.
La principale différence entre une « conférence » et un « événement » normal est qu’une conférence est généralement utilisée pour la convention annuelle de district et de district multiple où le vote est impliqué. Cela signifie que le système doit être capable de générer des tickets pour les participants et de les scanner à l’entrée de la conférence.
En outre, le participant doit pouvoir s’inscrire individuellement aux différentes parties de la conférence, par exemple le dîner de gala, l’assemblée générale, les ateliers, etc.
Et comme une convention Lions peut impliquer des Lions étrangers et des invités non Lions, le système doit être en mesure de gérer un « programme d’invités » ciblant uniquement ces invités.
Créer une conférence de base¶
Créez un nouvel enregistrement d’événement et configurez-le comme suit :
Type d’événement : Événement avec inscription et questions
Nature : Convention nationale
Autres options :
Autoriser les invités/partenaires externes
Générer des tickets personnels (y compris un QR-code)
Générer des factures (facultatif, mais recommandé)
Les étapes de la création d’une conférence peuvent être résumées comme suit :
Ensuite, configurez les dates et heures de toute la conférence. Une convention nationale en Suisse dure généralement du jeudi (pour les gouverneurs) au samedi (pour tous les participants). La conférence/l’événement s’étend donc sur trois jours.
Choisissez une date limite d’inscription judicieuse, généralement quelques jours seulement avant le début de la conférence. C’est important car la plupart des participants ne s’inscriront qu’à la dernière minute. Ne vous inquiétez pas, des options supplémentaires sont disponibles pour permettre aux « early birds » de s’inscrire à un prix réduit !
Ensuite, passez à l’onglet « Informations complémentaires » et configurez un ou plusieurs groupes cibles. Nous vous recommandons de travailler d’abord avec quelques groupes cibles « de test » pour vous assurer que le processus d’inscription fonctionne comme prévu. Une fois que vous êtes sûr que tout fonctionne comme prévu, vous pouvez choisir le(s) groupe(s) cible(s) final(s), généralement « Tous les membres ».
Préparer le programme de la conférence¶
Le programme de la conférence ou de la convention nationale est généralement divisé en plusieurs parties, et nous suggérons de les « grouper » par jour et éventuellement de les séparer si elles sont censées être destinées uniquement aux invités ou aux membres.
Un programme se présente comme suit :
Chaque partie du programme doit être configurée comme une « question » distincte :
Utiliser le type « Titre » pour les groupes ou les sections (en vert)
Utilisez le type « Cases à cocher (réponses oui/non) » pour toutes les autres parties du programme. En outre, vous devez indiquer que la question est un « méta-événement ».
Ceci est illustré dans la capture d’écran suivante :
Marquer une question comme « méta-événement » permettra de contrôler finement cette « question » avec de nombreuses options supplémentaires telles que les dates de début et de fin, le lieu (salle XYZ), le prix, etc.
Indication
Nous vous suggérons d’utiliser un titre significatif pour la question, par exemple « Dîner de gala » ou « Assemblée générale District 102W », et d’utiliser ce titre à la fois pour les champs « Question ou texte » et « Réponses/options autorisées » de cette question (ou de ce méta-événement) :
Comme vous le verrez ci-dessous, la configuration du méta-événement est cruciale pour garantir que le processus d’inscription fonctionne comme prévu. Vous pouvez limiter l’inscription à certains groupes cibles, fixer un prix, etc. Pour vous aider à suivre les différentes parties du programme, LionsBase affiche quelques icônes à côté du titre. Ces icônes indiquent si le nombre de participants est limité, si un prix a été fixé, etc.
Cibler des groupes¶
Pour cibler un groupe spécifique de participants, vous pouvez passer à l’onglet « Accès » de la question (ou du méta-événement) correspondant et configurer le groupe cible.
Les groupes cibles typiques sont les suivants :
Certains groupes de fonctions (par exemple, le « Conseil des gouverneurs »)
District XYZ pour l’assemblée générale correspondante
Les « membres Lions/LEO » pour les événements généraux tels que le dîner de gala ou certains ateliers
« Invités » (et/ou « Invités externes ») pour les événements qui ne sont pas destinés aux membres des Lions mais uniquement aux invités
Vous pouvez naturellement combiner plusieurs groupes cibles pour une même question (ou méta-événement). Par exemple, le dîner de gala est probablement ouvert à tous les membres Lions et LEO ainsi qu’à leurs invités.
Octroi de droits de vote¶
Si le méta-événement est une assemblée générale, vous devez accorder le droit de vote aux participants. Pour ce faire, il suffit de passer à l’onglet « Général » de la question correspondante et d’activer l’option « Quorum requis » :
Revenez ensuite à l’onglet « Accès » où vous verrez deux façons de cibler les participants, comme décrit ci-dessous :
Restreindre la question aux membres suivants. Choisissez n’importe quel groupe qui peut participer à l’assemblée générale. Il s’agit généralement de tous les membres d’un district.
Le vote n’est autorisé que pour les membres suivants. Choisissez le groupe de membres qui peuvent voter à l’assemblée générale. Il s’agit généralement des délégués du district correspondant si la question (ou le méta-événement) est une assemblée générale d’un district, ou des membres Lions de tous les districts (mais pas les membres LEO !) pour l’assemblée générale d’un district multiple.
Vous utiliserez un groupe cible « district » pour les délégués, mais en interne, le système ne prendra en compte que les N premiers membres de chaque club se présentant à l’entrée et les considérera comme des délégués sur la base du nombre de délégués autorisés pour ce club.
En outre, vous devez passer à l’onglet « Révision » et configurer les « Réviseurs des participants » comme les différents membres qui se tiendront à l’entrée de l’assemblée générale et vérifieront les billets des participants grâce au scanner de codes QR dans l’application mobile LionsBase.
Le scanner de code QR marquera le participant comme « présent » et montrera à l’examinateur un message indiquant si ce participant est autorisé à voter ou non, c’est-à-dire s’il est censé recevoir une carte de vote ou autre.
Prix¶
Si vous souhaitez faire payer certaines parties de la conférence, vous pouvez configurer le prix dans l’onglet « Prix » de la question (ou du méta-événement) correspondant.
Indication
Chaque fois que vous configurez un prix, un taux forfaitaire (voir ci-dessous) ou que vous avez des réductions pour inscription anticipée, le système affichera automatiquement un tableau avec les différents prix et options pour les participants. Ceci est illustré dans la capture d’écran suivante :
Prix forfaitaires¶
Il peut arriver que vous souhaitiez facturer un prix forfaitaire pour un groupe de méta-événements. Par exemple, vous pouvez facturer un prix pour la participation à l’assemblée générale de district ou à l’assemblée générale de district multiple, et les deux doivent inclure le prix du déjeuner, tout en permettant aux invités de s’inscrire uniquement pour le déjeuner, qui sera alors facturé séparément.
Supposons que les frais suivants s’appliquent :
Déjeuner seul : CHF 45.00 (la devise dépend automatiquement de votre pays)
Chaque assemblée générale de district, y compris le déjeuner : CHF 120.00
Assemblée générale du district multiple, déjeuner inclus : CHF 120.00
En outre, la participation aux assemblées générales de district et de district multiple ne doit être facturée qu’une seule fois, soit CHF 120.00.
Pour ce faire, vous devez attribuer le prix de CHF 45.00 au méta-événement correspondant au déjeuner (sous l’onglet « Prix » de cette question) et cocher l’option « Les prix sont couverts par le forfait » :
Vous devez enregistrer l’événement, puis passer à l’onglet « Prix » de l’événement et configurer les prix forfaitaires.
Un tarif forfaitaire est un « prix groupé » donné, similaire aux prix associés aux méta-événements (le méta-événement du déjeuner dans notre exemple) et deux listes spécifiant les méta-événements auxquels ce tarif forfaitaire doit s’appliquer, et les méta-événements qui doivent être considérés comme « gratuits » lorsque le tarif forfaitaire est appliqué.
Le système vous permet de choisir automatiquement parmi les différents méta-événements dont la section « prix » comporte l’option « Les prix sont couverts par un tarif forfaitaire » cochée pour la première liste.
Dans notre exemple, nous voulons faire payer 120 CHF pour la participation à une assemblée générale de district et offrir le déjeuner gratuitement. Et nous ne voulons rien facturer si l’on assiste également à l’assemblée générale du district multiple. Pour ce faire, nous devons créer un enregistrement forfaitaire que nous nommerons, par exemple, « Assemblée générale de district », configurer le prix à CHF 120.00 pour tout le monde (avec éventuellement une réduction sur le prix « Lions » pour les membres « LEO »), et sélectionner les différents méta-événements de district :
Comme décrit dans la capture d’écran ci-dessus, cela signifie que le tarif forfaitaire de CHF 120.00 s’appliquera à l’inscription à n’importe lequel de ces méta-événements.
Note
Pour être clair, un participant s’inscrivant, par exemple, à deux des méta-événements sélectionnés, sera facturé pour chacun d’entre eux, soit CHF 240.00. Étant donné qu’un participant n’est pas censé assister à différentes assemblées générales de district qui, en Suisse, se tiennent en même temps, cela ne pose pas de problème. Mais si c’est le cas, vous devriez créer un forfait séparé pour chacun des différents groupes de méta-événements.
Ensuite, vous devez sélectionner le déjeuner et l’assemblée générale du district multiple comme méta-événements « gratuits » :
De même, vous devez créer un autre forfait pour l’assemblée générale du district multiple, en choisissant cette fois uniquement ce méta-événement comme couvert par le forfait, et en faisant du déjeuner un méta-événement « gratuit ».
Indication
Il n’est pas nécessaire de rendre les méta-événements de l’assemblée générale de district « gratuits » dans ce cas, car le système recherchera les différents tarifs forfaitaires et appliquera le premier qui correspond à l’inscription.
Réductions pour inscription anticipée¶
L’onglet « Prix » de l’événement lui-même vous permet de configurer des réductions pour les inscriptions anticipées. Cette option est utile pour encourager les participants à s’inscrire tôt et pour vous aider à planifier la conférence de manière plus efficace.
Vous pouvez configurer jusqu’à deux remises pour l’inscription anticipée en fonction de la date d’inscription :
Pour chaque question (ou méta-événement), vous pouvez configurer l’application des réductions pour inscription anticipée. Cela se fait dans l’onglet « Prix » de la question correspondante, en cochant « Appliquer les réductions pour inscription anticipée » :
Facturation¶
Si vous avez configuré l’événement pour qu’il génère des factures, le système générera automatiquement des factures (club) pour les participants et prendra en compte les différentes options, par exemple les réductions pour inscription anticipée, les tarifs forfaitaires, etc.
Un onglet supplémentaire « Facturation » apparaît dans l’enregistrement de l’événement, où vous pouvez configurer les paramètres de la facture tels que l“« expéditeur », le numéro IBAN, la TVA, etc.
De la même manière que pour les évaluateurs des participants, vous devez affecter certains membres à la gestion des factures. Cela leur permettra de générer les factures à la fin de l’événement et de les envoyer aux clubs et aux invités externes.
La génération des factures se fait en visitant le site web du club et en accédant à la liste des participants à l’événement. Le système affichera un bouton permettant de générer les factures pour les participants.
Note
Un fichier PDF sera généré pour chaque club, listant tous leurs participants et invités et le montant à payer, ainsi que les options sélectionnées.
Les fichiers PDF seront regroupés par district.
Une feuille de calcul de la liste de contrôle (fichier Excel) sera générée pour l’aperçu de toutes les factures, et les détails à facturer manuellement et séparément pour les invités externes non associés à un club.
L’ensemble sera compressé dans un fichier ZIP que vous pourrez télécharger.