Calendario

Per accedere all’elenco personale dei prossimi eventi, aprire il menu e scegliere «Calendario»:

Access to the calendar in the menu

Calendario personale

Quando aprite il vostro calendario, otterrete un elenco di tutti i vostri prossimi eventi:

List of upcoming events

Come vedete, gli eventi vengono visualizzati con vari colori e simboli. Il loro significato è:

  • calendarAttending e bordo verde: sei partecipante all’evento;
  • calendarNotAttending e bordo rosso: non parteciperai all’evento;
  • calendarUnknown e bordo giallo: non avete ancora risposto se parteciperete o meno all’evento;
  • calendarInfo e bordo grigio: questo evento non prevede un sistema di registrazione integrato. Si tratta di un «save-the-date» o di un evento la cui registrazione deve essere gestita esternamente, ad esempio utilizzando un modulo Google, un sistema di ticketing esterno o simili.

C’è ancora un altro simbolo che di tanto in tanto può spuntare:

Consiglio

L’elenco dei prossimi eventi viene caricato all’apertura dell’applicazione e poi aggiornato ogni 6 ore. Se si desidera, è possibile scorrere l’elenco per forzare un refresh.

Rispondere all’invito

Per rispondere all’invito, dicendo così se parteciperete o meno, o semplicemente per ottenere maggiori informazioni per un particolare evento, come al solito, è necessario toccare nell’elenco. Nella parte inferiore dello schermo vedrete dei grandi pulsanti RSVP, inizialmente grigi perché non avete ancora risposto:

RSVP buttons to tell the organiser if you are attending the event or not

Toccare il segno di spunta a sinistra se non si può partecipare all’evento o il segno di spunta a destra se si vuole partecipare all’evento e i pulsanti aggiorneranno il loro stato di conseguenza.

Sei presente all’evento:

You are attending the event

Non parteciperai all’evento:

You are not attending the event

L’utente può cambiare idea in qualsiasi momento, purché il periodo di registrazione non sia terminato. Se in seguito doveste cambiare idea, dovrete contattare un reviewer dell’evento (ad esempio, il Club LionsBase Master o il vostro presidente), in quanto queste persone possono gestire le iscrizioni per tutti i partecipanti anche dopo la chiusura delle iscrizioni.

Esportazione dell’evento nel vostro calendario

Avete due opzioni per inserire i vostri eventi Lions nel vostro calendario. La prima consiste nell’esportare manualmente un singolo evento dalla sua pagina di dettaglio utilizzando l’icona «share» in alto a destra:

Exporting a single event to your calendar

L’altro modo è molto più interessante perché l’idea è quella di abbonarsi ai prossimi eventi in modo che:

  • gli eventi a cui partecipate compaiono automaticamente nel vostro calendario;
  • gli eventi ai quali si sceglie di non partecipare più scompaiono automaticamente dal proprio calendario;
  • gli inviti ad eventi ai quali non hai ancora risposto sono contrassegnati nel tuo calendario con il prefisso [?] per il loro titolo;
  • ti verranno ricordati gli inviti all’evento a cui non hai ancora risposto negli ultimi 4 giorni prima della data di fine registrazione (o dell’inizio effettivo dell’evento);
  • qualsiasi modifica dell’evento (data o ora viene modificata, i cambiamenti di luogo o i dettagli vengono aggiornati) si rifletterà automaticamente nel vostro calendario.

Per farlo (deve essere fatto una volta per tutte), si dovrebbe toccare l’icona dell’ingranaggio in alto a destra nell’elenco dei prossimi eventi:

Subscribe to your upcoming events

Questa mostra una semplice pagina con un link che si può toccare (si prega di attendere alcuni secondi per generare il link personale):

Subscription link for your upcoming events

Ora, la fine del processo si differenzia per iPhone/iPad e per gli utenti Android.

Consiglio

Nel caso in cui vogliate abbonarvi al vostro calendario personale dal vostro computer portatile o desktop e per qualche motivo l’abbonamento che avete impostato sul vostro dispositivo mobile non sia replicato, allora leggete il capitolo Accesso ai calendari nella documentazione generale di LionsBase.

Vale la pena ricordare che lo stesso link di abbonamento che si ottiene dall’applicazione mobile è naturalmente utilizzabile da qualsiasi altro dispositivo o computer. Si prega di non condividerlo mai con altri.

iPhone/iPad

Vi verrà chiesto se volete iscrivervi al calendario Lions. Toccare la risposta corrispondente e il gioco è fatto:

Subscription on iOS

Android

Il processo è un po” più contorto, in quanto Google vi costringe a sottoscrivere calendari esterni dal vostro account Google in un browser web. Quando si tocca il link qui sopra, il link di sottoscrizione personale viene copiato negli appunti [1]. Poi:

  1. Accedi al sito Google utilizzando l’account assegnato al tuo dispositivo Android (cioè l’account che si utilizza per installare le applicazioni del Play Store sul dispositivo), quindi dal menu in alto clicca su «Altro > Calendario».
  2. Seguire le istruzioni su Google Calendar per iscriversi al feed del calendario.
  3. Vedrete apparire l’abbonamento al calendario alla voce «Altri calendari».
  4. Confermare il funzionamento dell’abbonamento verificando che gli eventi programmati appaiano nella griglia del calendario.

Configura il tuo dispositivo Android per la sincronizzazione con il tuo calendario di Google.

  1. Vai nell’applicazione Calendario del tuo dispositivo, nelle impostazioni assicurati che il tuo account Google sia selezionato, quindi seleziona «Sincronizza ora».
  2. Potrebbe essere necessario selezionare il calendario dell’account Google, poi sotto «Altri calendari», controllare i calendari sottoscritti con cui il dispositivo Android dovrebbe sincronizzarsi (per impostazione predefinita, gli «Altri calendari» potrebbero non essere controllati).

Dettaglio di un evento

È probabile che la pagina si spieghi da sola:

Details of an event
  1. La posizione è (di solito) un collegamento di lavoro che apre l’applicazione delle mappe per fornire una guida.
  2. Toccare questo testo per vedere l’elenco dei partecipanti, che non vengono e che non hanno ancora risposto.
  3. Tocca questa zona dei commenti per lasciare un breve commento agli organizzatori. Questo è particolarmente utile quando si vuole spiegare il motivo per cui non si può partecipare a qualche evento importante invece di segnarsi semplicemente come non partecipanti.

Potrebbero essere disponibili ulteriori informazioni, basta scorrere un po” più in basso.

Nota

LionsBase mobile supporta i link nella descrizione dell’evento da versione 8.3 e li presenta in modo accessibile (anche per gli ipovedenti):

Event with links extracted from the description

Altre domande

A volte gli organizzatori hanno bisogno di fare qualche domanda in più rispetto al semplice fatto di chiedervi se partecipate o meno. In tal caso, dopo la registrazione vi verrà richiesto di rispondere a quelle poche domande aggiuntive che sono disponibili subito dopo il blocco «Registrazione».

Le domande possono variare. Potrebbe trattarsi di domande SÌ/NO, come illustrato di seguito, o di una domanda a scelta multipla (ad esempio, per scegliere un menu tra alcune alternative) o per chiedervi quante altre persone verranno con voi e così via).

Le domande SÌ/NO utilizzano un comando a interruttore che supporta lo stato indeterminato (fintanto che non si è risposto positivamente o negativamente) che chiarisce quali domande non hanno ancora ricevuto risposta.

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La vostra lista dei prossimi eventi è anche visivamente migliorata per mostrarvi subito se state partecipando ad un evento ma avete dimenticato di rispondere a tutte le domande [2]:

An event you are attending but having some unanswered questions

Elenco dei partecipanti

Per accedere all’elenco dei partecipanti, così come alle persone che hanno declinato l’invito e a quelle che non hanno risposto, toccare il link «Presenze» nel dettaglio dell’evento:

Link to the list of participants

Questo mostra l’elenco dei partecipanti:

List of participants
  1. Ogni volta che si cambia il tipo di lista che si vuole mostrare (presente, assente, nessuna risposta), si vede sempre il numero di persone corrispondenti nella lista.

  2. Se il numero di persone è elevato, potreste voler trovare rapidamente qualcuno; utilizzate questa casella di immissione per filtrare la lista.

  3. Questo simbolo mostra che la persona sinistra un commento, toccarlo per leggere ciò che la persona ha scritto.

  4. Per impostazione predefinita l’elenco mostra gli utenti partecipanti, ma se si cambia, toccare questo link per tornare all’elenco dei partecipanti.

  5. Passare all’elenco delle persone che non partecipano all’evento.

  6. Passare alla lista delle persone che non hanno risposto all’invito.

  7. Indipendentemente dall’elenco che mostrate (presente, assente o senza risposta), toccate per passare da un elenco di persone raggruppate per club a un elenco di persone ordinate in ordine alfabetico:

    List of participants grouped by club

    Come vedete, il nome del club mostra ora il numero di persone corrispondenti, che può essere davvero utile.

Invitare gli ospiti

Nella pagina di dettaglio, e se l’organizzatore ha abilitato questa funzione durante la preparazione dell’evento, si vede una sezione con tutti i vostri ospiti (possibilmente vuota) e un link diretto per invitare rapidamente qualcun altro:

Link to invite another person to the event

Nota

Il comportamento è quindi esattamente lo stesso dell’utilizzo dell’icona che mostra un membro con il segno «+» in alto a destra nella lista dei partecipanti:

Link to invite another person to the event

Questo link vi invita a scegliere alcune opzioni di azione rapida per invitare il vostro partner, o un altro membro Lions/LEO, o una persona esterna arbitraria che potrebbe trovarsi all’interno della vostra rubrica:

Popup menu to invite a guest

Una volta invitato, il vostro ospite viene automaticamente aggiunto alla lista e potete gestirlo come descritto nelle sezioni precedenti. Ciò significa che potete gestire la sua partecipazione all’evento, ma anche rispondere ad eventuali domande aggiuntive per suo conto [3].

Invitare un membro Lions

Viene mostrato il modulo di ricerca per i membri, cerca qualcuno e tocca il suo nome. In questo contesto, invece di mostrare la pagina del suo profilo personale, ti verrà chiesto se il membro deve essere invitato al tuo evento. Conferma e questo è tutto.

Il membro Lions (o LEO) vedrà l’evento nel suo calendario personale e dovrà rispondere all’invito come di consueto.

Invitare un ospite esterno

Verrà mostrato un modulo di invito:

Form to invite an external guest
  1. Invece di inserire manualmente il nome completo e l’indirizzo e-mail del vostro ospite, questa icona vi permette di scegliere qualcuno dalla vostra rubrica personale.
  2. Dopo aver scritto un (breve) messaggio personale, toccare questo pulsante per inviare l’invito.

Lei e questo ospite esterno riceverete un indirizzo e-mail con quel breve messaggio e un link personale che gli permetterà di gestire la registrazione da una pagina web. Ogni ulteriore domanda è naturalmente supportata.

Invitare il mio partner

Se il vostro partner viene salvato nel vostro profilo LionsBase, questa opzione rende facile invitarlo. In questo caso, il vostro partner sarà «presente» all’evento immediatamente, senza ulteriori passaggi. In questo modo, e a meno che non ci siano altre domande associate all’evento a cui dovreste rispondere per suo conto, il vostro partner è a un solo tap dalla partecipazione a un evento a cui state partecipando!

Consiglio

Il vostro partner non è ancora salvato nel vostro profilo LionsBase? Nessun problema, dalla versione 7.3 dell’applicazione mobile, è possibile modificarla facilmente da soli. Si prega di fare riferimento alle note di rilascio corrispondenti per i dettagli.

Problema frequente

Se non avete la possibilità di invitare il vostro partner, questo può essere legato a uno dei seguenti motivi:

  1. Non parteciperai tu stesso all’evento. Invitare il vostro partner è possibile solo se ci siete anche voi.
  2. Il vostro partner non è ancora salvato nel vostro profilo LionsBase. Aggiornare il vostro profilo con le sue informazioni, vedere sopra.
  3. Il vostro partner è già stato invitato. Una volta invitato, ovviamente non potete invitarlo di nuovo; gestite semplicemente la sua presenza come qualsiasi altro ospite, vedi sotto.

Gestire i partecipanti

In qualità di membro standard, potete gestire facilmente la registrazione dei vostri ospiti toccando il loro nome nella vostra lista di ospiti:

List of guests the member has invited

Come recensore, all’interno della lista dei partecipanti, è possibile taccare a lungo un nome in una qualsiasi delle liste (presente, assente, nessuna risposta) per mostrare un menu a comparsa per gestire l’iscrizione delle persone:

Popup menu to manage another person's registration
  1. Se siete nella lista delle persone partecipanti all’evento, avrete la possibilità di far sì che quella persona non partecipi più all’evento. Se sei nella lista delle persone non partecipanti all’evento, avrai l’opzione inversa, e infine se sei nella lista delle persone che non hanno ancora risposto, avrai due opzioni per partecipare o meno.

  2. Mostrando le risposte di qualcuno vi verrà presentata una schermata dove potrete vedere la risposta ad ogni ulteriore domanda (e il commento dei presenti). Queste risposte sono di sola lettura. Per modificare la risposta, dovrete toccare il link «Modifica» in alto a destra:

    Edit the answers of a participant

Sintesi delle risposte

Se andate sul sito web del vostro club e aprite la lista dei partecipanti avete la possibilità di esportare tutto in MS Excel. Questa è un’opzione se volete il dettaglio per ogni singolo socio e sapere chi ha scelto esattamente quale opzione, preparate delle tabelle pivot o simili.

Per quanto riguarda l’applicazione mobile LionsBase, abbiamo incorporato alcuni grafici per riassumere le opzioni scelte dai partecipanti. Per accedere a questi grafici, è necessario digitare l’icona del grafico in alto a destra nell’elenco dei partecipanti:

Graph of answers

Legenda

  • In verde, numero di risposte positive
  • In rosso, numero di risposte negative
  • In giallo, numero di persone che non hanno risposto esplicitamente alla domanda

Consiglio

È possibile puntare e zoomare, toccare una zona colorata o ruotare il dispositivo per leggere meglio i grafici.

Come leggere il grafico

Ecco un altro esempio di grafico (da un evento di prova con solo 2 partecipanti) per spiegare come leggerlo correttamente, nel caso in cui non si ha molta familiarità con le serie di colonne impilabili.

Stacking column series

Per poter trattare i grafici con una differenza molto elevata di valori assoluti, tipicamente quando è necessario mostrare le statistiche per una convention nazionale con centinaia di partecipanti e per esempio, un’opzione di visita con 30 [partecipanti] come risposta, mentre il pranzo n. 1 è 500, l’asse Y utilizza una scala logaritmica.

Poiché le colonne sono impilate, il grafico qui sopra dovrebbe essere letto in questo modo:

  • per l’opzione «Preparation Meeting», 1 persona non ha risposto (arancione) e 1 persona ha risposto NO (rosso);
  • per l’opzione «Visit», 1 persona ha risposto NO (rosso) e 1 persona ha risposto SI (verde);
  • per (opzione radio) «TEST RADIO» (dove i partecipanti potevano scegliere «OPTION 1» o «OPTION 2» o «OPTION 3»), 1 persona ha scelto «OPTION 1», un’altra ha scelto «OPTION 3» e nessuno ha scelto «OPTION 2». Questo porta ad un totale di 2 risposte che equivalgono al numero di partecipanti;
  • per la domanda «NUMERIC» (dove si chiede un numero), il totale tra tutti i partecipanti è 2.

Eventi con biglietti

Quando ti registri ad un evento configurato per generare un biglietto personale, ricevi una copia di questo biglietto via e-mail entro 15-30 minuti dalla tua registrazione. Ma forse vi dimenticherete di portarlo con voi quando lascerete la vostra casa per l’evento. In tal caso, potete scaricare il vostro biglietto personale dall’applicazione:

Download your own ticket

Questo può essere particolarmente utile se si dispone di una stampante compatibile con AirPort o WiFi (o simili) accanto a voi.

Codice QR

Gli eventi con un biglietto hanno un codice QR. Forse il biglietto non è assolutamente obbligatorio e solo il suo QR-code è necessario per verificare la vostra presenza.

Se stai partecipando a un evento e ne apri i dettagli all’interno dell’app, un menu ti permette di mostrare il tuo QR-code personale che conferma che stai realmente partecipando all’evento:

Show your personal QR-code

Nota

La voce «Mostra il codice QR» appare solo se si partecipa all’evento e una volta chiusa la registrazione.

Scansione di un codice QR

Questa opzione è limitata ai recensori dell’evento. Se siete stati assegnati come revisori per un evento in corso, un’ulteriore voce di menu «QR-Code Scanner» nel menu del cassetto vi permetterà di scansionare il codice QR dei partecipanti e quindi di confermare automaticamente la loro presenza.

QR-code scanner

Il lettore di codici QR mostrerà un feedback su sfondo giallo/arancione (invece che verde) quando si esaminano i partecipanti di eventi etichettati come Congresso Nazionale e se il partecipante deve essere considerato un «Delegato» (ricevendo così eventualmente del materiale di voto). Naturalmente un testo di feedback vi dirà, oltre allo sfondo colorato, che il membro è un delegato:

Possible feedback of the QR-code scanner: Valid ticket, Invalid ticket, Valid ticket associated to a delegate

Nota

Si consiglia di utilizzare un Lettore di codici a barre Bluetooth al posto della fotocamera del proprio smartphone.

Creare nuovi eventi

Dal rilascio della versione 8.4 dell’applicazione, CLBMs possono creare eventi comunemente configurati senza dover aprire il LionsBase Backend. Per farlo, possono toccare l’icona «+» cerchiata che vedono in cima al calendario:

Toolbar icon to create a new event

Si prega di fare riferimento alle note di rilascio per ulteriori informazioni.

Consiglio

Anche se il campo descrizione permette solo testo semplice, vale la pena menzionare che è supportata la formattazione (di base) Markdown, permettendoti di formattare la tua descrizione con grassetto, corsivo, liste, e di aggiungere link incollandovi un URL.

Nota a pié di pagina

[1]Se non siete veramente sicuri di come utilizzare gli appunti sul vostro dispositivo Android, potete fare riferimento al seguente articolo: https://www.androidcentral.com/how-use-copy-and-paste-android (in inglese).
[2]L’individuazione delle domande senza risposta funziona sia per le «caselle di controllo» che per le domande basate sulla radio.
[3]La gestione dell’invito di un ospite funziona solo per persone esterne e per il vostro partner (considerato speciale ma anche una persona esterna). Solo i revisori dell’evento possono gestire la registrazione di un altro membro Lions/LEO per loro conto.
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