Managing Member Information¶
Om een ledenprofiel bij te werken, gaat u naar de LionsBase-gegevensmap van uw club, zoekt u het overeenkomstige ledenbestand op en bewerkt u het.
De verschillende gegevens van een ledenprofiel zijn geordend per tabblad:
Algemeen: Algemene ledeninformatie zoals namen en geboortedatum
Private: Privéadres, e-mailadres en telefoonnummers
Business: Zakelijk adres, bedrijf en telefoonnummers
Lions: Lions-gerelateerde informatie zoals de geschiedenis van status en functies
Diversen.: Verschillende extra stukjes informatie
Access: LionsBase toegangsbeheer
Algemene info¶
Met dit formulier kunt u algemene ledengerelateerde informatie beheren. Het scherm is verdeeld in twee delen:
De algemene informatie voor de leden zelf:
Het e-mailadres van een lid op dit algemene tabblad wordt beschouwd als het belangrijkste e-mailadres en wordt gebruikt om contact op te nemen met leden via e-mail en nieuwsbrief. Op het tabblad privé en zakelijk kunnen ter informatie extra e-mailadressen worden ingevuld.
Partner¶
De partner van een lid kan worden gedefinieerd met behulp van een echte relatie of vrij:
Zoals u op de afbeelding ziet, kan de verjaardag van een partner onvolledig worden gedefinieerd door het jaargedeelte weg te laten.
Hint
De echte relatie moet worden gebruikt in plaats van gratis informatie als de partner ook een Lions-lid is. Dit zorgt ervoor dat de informatie automatisch synchroon blijft en stelt je onder andere in staat om naar de partnerprofielpagina te navigeren vanuit LionsBase mobile. Bovendien, als je je partner uitnodigt, krijgen ze het evenement ook in hun eigen persoonlijke Lions-kalender.
Hier zijn enkele interne (en meer technische) overwegingen met betrekking tot beide manieren om de partner te specificeren:
wanneer u een partnerrelatie definieert, worden alle andere partnervelden (voornaam, achternaam, e-mail en verjaardag) automatisch gewist bij het opslaan;
tegelijkertijd wordt de spiegelrelatie toegevoegd aan de corresponderende partner;
maar corresponderende spiegelvelden (voornaam, …) aan de andere kant worden niet gewist.
De grondgedachte is dat als u tijdelijk de verkeerde partner toewijst en opslaat, het wissen van spiegelvelden effectief zou leiden tot informatieverlies na uw correctie. In dat geval is alleen de relatie gedefinieerd en heeft deze uiteraard voorrang op statisch gedefinieerde gegevens. Die nutteloze stukjes informatie voor de partner worden alleen verwijderd wanneer de gegevens van het andere lid worden bijgewerkt.
Prive informatie¶
Met dit formulier kunt u privégegevens van het lid beheren.
Privaat land & staat¶
Oak Brook vereist dat de landstaat wordt gedefinieerd als het privéland de Verenigde Staten of Canada is. Voor alle andere landen is het kiezen van een staat zoals u het wenst.
Bedrijfsinformatie¶
Met dit formulier kunt u zakelijke informatie van het lid beheren.
Activiteitsclassificatie¶
NACE is het acroniem dat wordt gebruikt om de verschillende statistische classificaties van economische activiteiten aan te duiden die sinds 1970 in de Europese Unie zijn ontwikkeld. NACE biedt het kader voor het verzamelen en presenteren van een groot aantal statistische gegevens naar economische activiteit op het gebied van economische statistieken (bijv. productie, werkgelegenheid, nationale rekeningen) en in andere statistische domeinen.
Op basis van NACE geproduceerde statistieken zijn vergelijkbaar op Europees niveau en in het algemeen op wereldniveau. Het gebruik van NACE is verplicht binnen het Europees Statistisch Systeem.
NACE is de Europese tegenhanger van de wereldstandaard ISIC. Op nationaal niveau zijn landen vrij om hun eigen classificatie te modelleren om rekening te houden met de behoeften van de verschillende belanghebbenden. In Zwitserland heet deze standaard bijvoorbeeld NOGA 2008 en is gemodelleerd naar NACE rev.2. In Oostenrijk heet het ÖNACE 2008 (of OENACE 2008).
Online tools are available to quickly find the code corresponding to a given activity:
Switzerland: http://www.kubb2008.bfs.admin.ch/?lang=en (KUBB 2008)
Austria: http://www.statistik.at/KDBWeb/kdb_Einstieg.do > Economic activities > OENACE 2008
Other countries: See http://unstats.un.org/unsd/cr/ctryreg/ctrylist2.asp?rg=7
LionsBase slaat de code alleen op als een reeks cijfers, wat betekent dat als de code die u krijgt van uw nationale classificatie bijvoorbeeld “A 01.23” is (wat overeenkomt met de teelt van citrusvruchten), u het voorvoegsel ( wat gewoon een overbodige manier is om de onderliggende classificatie te ordenen) en voer “0123” in het veld in.
Zakelijk land en staat¶
Oak Brook vereist dat de landstaat wordt gedefinieerd als het privéland de Verenigde Staten of Canada is. Voor alle andere landen is het kiezen van een staat zoals u het wenst.
Lions Clubs International-gerelateerde info¶
This tab groups all Lions Clubs International-related information such as the Lions International identifier or the sponsor members.
Het veld “Lions-functiecode” moet worden gebruikt om een eretitel van Lions op te slaan, zoals (maar niet beperkt tot): CC, PCC, :abbr :DG (districtsgouverneur), PDG, ID, PID. Deze eretitel wordt vaak voorafgegaan door de naam van het lid in vermeldingen.
Huidige functies en status worden vet weergegeven met een kleine driehoek ervoor. Eerdere functies en statussen worden weergegeven met een cursief lettertype.
Bestaande functie-, status- en beloningsrecords kunnen worden bewerkt door op hun label te klikken. Dit “breidt” ze uit om u toegang te geven tot hun gegevens.
Om een nieuwe functie, status of onderscheiding toe te voegen, klikt u op de overeenkomstige link “Nieuwe aanmaken” aan het begin van de lijst.
Wijzigingen in die inline functie-, status- of beloningsrecords worden samen met het lid opgeslagen wanneer u de wijzigingen van het lid opslaat. U kunt natuurlijk van het ene tabblad naar het andere gaan en wijzigingen in één keer opslaan als alle wijzigingen zijn aangebracht.
Functies¶
De volgende afbeelding toont de details van een functie.
Elke functie vereist een startdatum, die meestal 1 juli is om in overeenstemming te zijn met een Lions-jaar. De einddatum van een functie is meestal niet op voorhand bekend en kan dus leeg gelaten worden.
Als de functie die u wilt toewijzen niet aanwezig is in de vervolgkeuzelijst met alle beschikbare functies, neem dan contact op met uw Multiple District LionsBase Master.
Door het lidmaatschapstype kun je — als de functie het toelaat — vrij kiezen of de functie deel uitmaakt van het college van bestuur (standaardcommissie), de functionarissen van het college van bestuur (bijzondere functies) of de accountants. Uw Multiple District LionsBase Master is verantwoordelijk voor het in- of uitschakelen van deze optie per functie.
Status¶
De volgende afbeelding toont de details van een status.
Met LionsBase kun je het hele Lions-leven van je leden opslaan. U kunt voormalige statussen voor al uw leden aanmaken en beheren. In feite zou je eigenlijk moeten denken in termen van het toevoegen van nieuwe statussen en nooit wijzigen bestaande statussen behalve het corrigeren van begin- en/of einddatums. Natuurlijk kunt u ongeldige statussen verwijderen die u verkeerd hebt aangemaakt of gedupliceerd, maar u mag nooit een bestaande status verwijderen om plaats te maken voor de nieuwe; als het lid zijn status verandert van “actief lid” in “lid voor het leven” of ontslag neemt als Lions-lid, moet u de hele geschiedenis behouden en niet samenvouwen als een enkele status. Op een bepaald moment zult u zeker willen weten wanneer het lid zijn/haar status van A naar B heeft gewijzigd. Bovendien, aangezien de ledeninformatie wordt gesynchroniseerd met Oak Brook, VS (Lions Club International), kan het vernietigen van eerdere statussen tot grote problemen leiden bij het synchroniseren van gegevens.
Het kan voorkomen dat het lid is begonnen bij een buitenlandse club en dat deze club niet beschikbaar is voor selectie in de vervolgkeuzelijst van alle clubs. Neem in dat geval contact op met uw Multiple District LionsBase Master.
De einddatum van een actieve status is per definitie onbekend en mag dus leeg worden gelaten. De vorige status eindigt meestal de dag voordat de nieuwe status begint.
Waarschuwing
If a member is considered as “active” in two clubs at once (for instance with an active member status in their main club and an associated member status in the other), they will show up in the list of members of both clubs but their profile may only be managed from their main club. The rationale for this behavior is that TYPO3 requires a unique storage for records (the black-icon club storage folder) and LionsBase uses the main Lions Club for this purpose.
Lid voor het leven¶
Sommige leden kunnen worden gepromoveerd tot “lid voor het leven”. Voorheen was dit een speciale status in LionsBase, net als “Actief lid” of “Erelid”. Dit is veranderd in februari 2020 en wordt nu behandeld als een vlag voor het corresponderende lid. Het bleek zelfs dat de Lions Clubs International een record heeft met de standaardstatus van het lid (actief, bevoorrecht, eervol, …) en een vlag die aangeeft dat het lid levenslang wordt beschouwd sinds <een bepaalde datum> .
Als u een lid binnen uw club wilt promoveren en hem lid voor het leven wilt maken, moet u de onderstaande workflow volgen:
Uw club dient een aanvraag in te vullen en naar LCI te sturen.
Op een gegeven moment zal het worden goedgekeurd door LCI en zal het overeenkomstige lid worden gemarkeerd als levenslang lid in MyLCI.
Er wordt een brief gestuurd naar het Algemeen Secretariaat/de GMT van uw meervoudig district, en uiteraard naar uw club.
Een LionsBase-hoofd van een district (of een LionsBase-hoofd van meerdere districten) zal het ledenbestand in LionsBase handmatig bijwerken.
Dit betekent dat je als Club LionsBase Master niets hoeft bij te werken voor het corresponderende lid! Uw club zal gewoon het geluk hebben om een mooie ceremonie voor dat lid voor te bereiden.
Speciale statussen¶
LionsBase ondersteunt enkele extra speciale statussen, namelijk “Functielid” en “Servicelid”. Houd er allereerst rekening mee dat geen van deze speciale statussen wordt gesynchroniseerd met Oak Brook, LCI.
Functioneel lid
Verschijnt als actief lid in lijsten op de website (bijv. ledenlijst)
Wordt niet meegeteld als een echt lid in de statistieken
Kan niet authenticeren (noch frontend noch backend)
Servicelid
Verschijnt nooit in een lijst (bijvoorbeeld een lijst met leden)
Wordt niet meegeteld als een echt lid in de statistieken
Kan authenticeren (frontend en/of backend)
Hint
Serviceleden zijn meestal handig wanneer externe, niet-Lions, personen sommige delen van LionsBase moeten kunnen beheren (leden, activiteiten, …); bijvoorbeeld op districtsniveau of op multiple districtsniveaus.
Onderscheidingen¶
De volgende afbeelding toont de details van een onderscheiding.
Diversen¶
Een paar extra diverse velden:
Openbare vermelding¶
Het selectievakje “Public Listing” is standaard aangevinkt voor alle leden. Hiermee kan het lid deel uitmaken van elke openbare ledenlijst. Een typisch voorbeeld van zo’n openbare vermelding is de “Leden”-pagina die voor alle clubs beschikbaar is zonder te worden geauthenticeerd. De eigenlijke velden die getoond worden moeten geconfigureerd worden binnen de Members plugin zelf.
Notitie
De status van dit selectievakje wordt alleen in aanmerking genomen voor anonieme gebruikers; geverifieerde leden zien de hele lijst met leden, ongeacht de status van dit selectievakje. Bovendien wordt de status van dit selectievakje alleen in aanmerking genomen voor de lijst met leden binnen een club, niet voor de lijst met commissieleden die altijd wordt weergegeven, ongeacht de status van dit selectievakje.
Waarschuwing
In Oostenrijk wordt dit selectievakje gerespecteerd als het gaat om het exporteren van de ledenlijst voor de ledenlijst, zoals gevraagd in november 2016.
Toegangsrechten¶
Op dit laatste tabblad kunt u LionsBase-referenties voor het overeenkomstige lid beheren. Aanvullende velden voor de daadwerkelijke ledenautorisaties zijn beschikbaar als u bent geauthenticeerd als District LionsBase Master en worden beschreven in hoofdstuk Member Authorizations.
De gebruikersnaam moet het belangrijkste e-mailadres van het lid zijn; die eenvoudig kan worden gekopieerd door op de knop naast het veld te klikken. Als het lid geen e-mailadres heeft, staan we toe dat in plaats daarvan een speciaal gebruikersnaamformaat wordt gebruikt: <voornaam>.<achternaam>@lionsbase (bijv. franz.muster@lionsbase). Bij het opslaan wordt de gebruikersnaam gecontroleerd op uniekheid.
Hint
If you suddenly gets a “0” appended to your username when you save (e.g.,
franz.muster@sunburst-ltd.ch0 with the username you see in the screenshot
above), this means that TYPO3 detected that your username is in fact not
unique and added a “0” to make it unique again. This basically means that
another member is already using that same username. This may happen if the
same member is present twice in system. If this happens, you probably want to
edit the other member and change their username to something else so that the
username is “free” to be used again.
The member’s password may be reset with this form but best is to ask the member herself to change or reset their password using the password recovery form.